返信用封筒の扱い
出願には、受験票や所連絡の書類などを送り返してもらうための返信用封筒が必要です。学校側で用意している場合もありますが、自分で用意しなければならない場合もあります。返信用封筒を同封する際に注意したいことを見ていきましょう。
自分用の宛名書きは「宛」を使う
学校によっては返信用封筒が用意されていることもあるでしょう。返信用封筒の宛名を記入する場所にあらかじめ「様」と印刷されていることがあります。「様」も二重線で消して「宛」に直してから住所と名前を書きましょう。
右側に「様方」と保護者の名前を書くスペースが用意されているケースもあります。この場合は、そのまま保護者の名前を記入しても大丈夫です。
返信用封筒の色は「白」
返信用封筒が同封されていない場合は、自分で封筒を用意します。封筒の色は特に指定はありませんが、茶色の封筒は正式な場にはふさわしくないので、白い封筒を使うようにしましょう。
郵送の仕方は？
書類をそろえたら、封を閉じ、いよいよ発送です。学校によっては「簡易書留」や「速達・簡易書留」などの指定があります。出願期間は3日から1週間と短い期間に行われることが多く、速達を希望する学校も少なくありません。学校の指示がある場合は、指示に従った方法で郵送しましょう。
願書の入れ方は？
願書の入れ方に関して学校側で指示がある場合があります。その場合は、学校側の指示に従って提出する書類の順番を整えて入れましょう。指定がない場合は、どんな順番でも大丈夫ですが、受験票が一番前に来るように入れるといいでしょう。
書類を入れる時は、封筒の表側から見て順番になるように入れましょう。
消印有効ってどういう意味？
願書の募集要項の締め切りには「〇月〇日 当日消印有効」と書かれていることがあります。消印とは、郵便局側が手紙や荷物を受け取った証明として荷物に押すスタンプのことです。
学校側で「当日消印有効」の指定があった場合、郵便局で押される消印の日付が出願締め切り日だとしたら、その日の消印までが出願に有効な願書として取り扱われます。書類の到着が締め切りの翌日だったとしても、消印の日にちが締め切り日のものであれば、出願が受理されます。
募集期限ギリギリで、当日消印有効の願書を提出する場合、郵便局は17時前後で閉まることが多いもの。その前までに郵便局で消印を押してもらう必要があります。24時間対応の郵便局もあります。
願書の募集要項が「必着」となっている場合は、指定日までに所定の場所まで書類を届けなければいけません。期日前までに学校側が受け取れるように早めに郵送しましょう。学校の募集要項をよく読み、準備をしていきましょう。
簡易書留を使う
願書は「簡易書留」または「速達・簡易書留」で郵送するのが一般的です。簡易書留は、郵便物がどのように送られていくのか、到着するまでの過程が記録されています。万が一、郵便物が届かないなどのトラブルになった時には、5万円まで補償があるサービスです。
願書は学校に届かなければ意味がありません。簡易書留にして学校側がきちんと受け取ったのかどうかを分かるようにしておきましょう。最近は、オンラインの郵便追跡システムで、ネット上で郵送物が配達される様子を確認することができます。
簡易書留を利用する場合は、ポストへの投函はせずに、郵便局の窓口で手続きしましょう。
締め切りは厳守で
願書で何よりも大切なことは締め切りを守ることです。締め切りを過ぎてしまった願書は受理されません。願書を提出する時には、願書が締め切りまでに届くように余裕を持つことが大事です。
