企業の事務で働きたい!受かる職務経歴書の書き方と例文をご紹介

事務職とは、社内の雑務から対外的に重要な財務諸表作成までを担い、企業運営の土台を形成する仕事です。正確で迅速な対応は当然ながら、多岐にわたる業務に合わせて専門的知識やスキルも必要となる事務職。当記事では、事務職に企業が求めるビジネススキルを解説した上で、採用されるための職務経歴書の書き方と例文をご紹介します。

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事務職に企業が求める5つのビジネススキル

事務職には一般事務、営業事務、経理事務、人事・労務事務、総務事務、法務事務、貿易事務、学校・大学事務、医療事務があります。それぞれの詳細な仕事内容は、下記参考をご覧ください。

参考

事務職とは – 事務職の仕事内容と種類、必要スキルを徹底解説|マイナビキャリレーション

勤める企業の業種・体制・規模や配属される部署、取り扱う書類や法律によって事務職の業務内容もさまざまです。しかし、事務職の主たる役目は共通して「ほかの社員が自分の仕事に集中するためのサポート」であり、具体的には書類作成、データ処理、書類の保管管理、電話・FAX・メール対応、来客応対などを行います。それでは、事務職に企業が求めるビジネススキルとは何かを見ていきましょう。

【会話力】ビジネスマナーがあり円滑な応対ができる

事務職は社内では部署や社員間の報告・連絡・相談窓口となり、また対外的には会社窓口として顧客や来客とのコミュニケーションの機会が非常に多い職業です。そのため、内外に関わらず、社会人として恥ずかしくないビジネスマナーが身についていることが基本として求められます。その上で、どんな相手に対しても心地よく接することのできる高いコミュニケーション能力が求められます。

【奉仕の精神】ほかの社員のサポートが苦にならない

事務職は、ほかの社員が円滑に業務を行うのに必要な雑務全般を引き受けるため、ほかの社員の要望に応じてさまざまな業務が発生します。そのため、他人のために働くことに喜びを感じる「奉仕の精神」の持ち主であることが求められます。

【忍耐力】単純な作業が繰り返せる

企業や部署ごとに決まった書類作成・管理、データ処理を規則どおりに繰り返し続ける忍耐力が必要です。このとき、より使いやすくしようとオリジナリティあふれる事務作業を行うことは求められていません。事務職の主たる役目はほかの社員のサポートであり、自分の価値観で勝手に管理方法を変更してはいけないのです。そのため、ルールの決まった仕事を正確にこなす忍耐力が求められます。

【正確性】データに正確で書類の不備に気が付ける

ほかの社員に業務を依頼されたときに、書類の形式や内容が正しいかを確認するのも事務職の大切な仕事です。取り扱う書類や物品に関する正しい知識があり、細かいことによく気が付いて正確に直す力が求められます。

【対応力】臨機応変にほかの社員のサポートに対応できる

事務職は、ほかの社員のサポートをする仕事なので、社内外の多種多様な業務に関わる機会が多くあります。そのため、多岐にわたる分野に対応できる情報収集能力や豊富な知識、緊急事態にも冷静かつ迅速に対応できる能力が求められます。

事務職の職務経歴書でアピールできるポイント

では、事務職に必要なビジネススキルを持っていることを企業にアピールするには、職務経歴書に何を書けばよいのでしょう。具体的にご紹介します。

正確かつ迅速に処理できる経験やスキル

多種多様な業務に携わる事務職ですが、共通して最も重要視されるのが事務処理能力です。「正確性」「迅速対応」「効率化」など、多くの作業を間違いなくこなしたエピソードを具体的に示してアピールしましょう。

PCスキルは事務職の基本ですが、マイクロソフトオフィスの「どのソフトを」「どのレベルまで」使えるかをアピールするのも効果的です。

広範囲な知識やグローバル社会への対応

企業の業務がグローバル化するのに伴って、事務職にも英語力が求められるようになっています。そのため、英語能力検定を受けている、あるいは勉強中である場合はスコアとともに記入してアピールしましょう。

業務で英語を使った経験がある人は「どの業務内容を」「誰に対して」「どの手段で(電話・FAX・メール・対面)」行ったかを必ず記入しましょう。

見やすく工夫された職務経歴書のレイアウト

職務履歴書は履歴書とは異なり、記入枠が大きいので、これまでの経歴を詳細に相手に伝えることができます。そのため、多くの経歴をアピールしたくなりますが、簡潔に分かりやすく書くことも大切です。

事務職の場合、分かりやすい資料作成ができるかどうかも重視されるポイントなので、自分なりにレイアウトをアレンジするのも良いでしょう。

その他のアピールポイント

事務職の経験がなかったり、自信の持てる事務資格・スキルがない場合でも、事務職に就きたい人は、企業風土への適応力をアピールするのもおすすめです。事務職は多くの社員や部門間をつなぐ役目も担うので、早くに人や場になじむ才能が求められます。

また、「スケジュールや作業効率の調整力」「単純作業への忍耐力」「ホスピタリティ」「業務遂行の責任感」「問題解決への積極性」なども企業の業務を円滑に行うためのサポートとしてアピールできます。