インターンシップ申し込みメールの書き方!ビジネス連絡マナーを解説

インターンシップに参加したいと思ったら、まず申し込みを行います。ビジネスメールを送ったことがない方は、何をどう書けばいいのか悩むのではないでしょうか。そこで、当記事ではビジネスメールの基本やマナーをご説明します。さらに、インターンシップの場面別にメールを書くコツや例文をご紹介します。

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ビジネスメールの基本

ビジネスシーンでの連絡は、メールと電話を使い分けます。時間に余裕がある場合はメールを使うのが一般的です。では、電話ではなくメールを使うことにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

電話ではなくメールを使うビジネス上のメリット

ビジネス上で一般的な連絡方法としてメールを使うメリットは5つあります。

【ビジネス上でメールを使うメリット】

  1. 連絡内容を事前に準備できるため、要件を焦らずに吟味できる。
  2. エビデンスを残せるので、齟齬が少なくなりトラブルを回避できる。
  3. 相手の都合を無視した連絡をしてしまう心配がない。
  4. 数値、住所、スケジュール、予算などの細かい情報を正確に伝えられる。
  5. 添付ファイル等の情報を送ることができる。

しかし、メールはすぐに読んでもらえない可能性もあるため、以下の場合には電話で連絡をする方が良いでしょう。

【ビジネス上でメールではなく電話を使って連絡する場合】

  • 緊急の用件がある場合。
  • 相手に頼みづらい相談をする場合。
  • 相手に指摘をするといった場合。
  • 記録に残したくない要件がある場合。
  • 重要なメールを送る場合は、メール送信後に返信を求める補足的説明をする。

ビジネスメールの基本の型

ビジネスメールには、社会人としてのマナーが必要です。ビジネスメールの構成要素は宛先・件名・宛名・本文・署名の5つで、それぞれの注意点をまとめてみました。

【ビジネスメールの基本型】

項目 内容 注意点
宛先 To.△△△@△△
  • 宛先を間違えていないか確認する。
  • 同じ相手で複数のアドレスがある場合は、主たる連絡先を初期設定しておく。
  • 返信を求める相手には「To」で送る。
  • 内容確認のみで返信を求めない相手には「Cc」で送る。
  • 一斉送信や、他の受信者にアドレスを表示しない相手には「Bcc」で送る。
件名 用件 メールした目的を簡潔にわかりやすく書く。
宛名
  1. 相手の社名・担当部署
  2. 相手の役職
  3. 相手の氏名「様」
  • 株式会社や有限会社など(株)(有)と省略しない。
  • 株式会社が入る位置に注意。
  • 担当者名の後に、「様」を付ける。
  • 社名だけの場合は、社名の後に「御中」を付ける。
  • 社名・担当者名は漢字表記の間違いがないことを注意。
本文
  1. 挨拶文
  2. メールした理由・用件内容
  • 宛名と1行空ける。
  • 相手の企業を敬う言葉として、書き言葉では「貴社」を使うのが一般的。
  • 1行は25文字前後として適度に改行する。
  • 2~5行ごとに段落分けし、2行空ける。
  • 箇条書きと字下げ、記号、罫線等を使って見やすくする。
署名 ———————————–

  1. 社名・担当部署
  2. 役職
  3. 氏名
  4. 住所
  5. 電話番号
  6. FAX番号
  7. 携帯電話番号
  8. メールアドレス
  9. 自社サイトのURL

———————————–

  • 本文と1行空ける。
  • 受け取る側に自分が何者なのかを伝える。
  • 署名には、担当者が連絡をとりやすいように、電話番号・メールアドレス・住所を入れる。
  • 署名には改行を入れて、視覚的に見やすい構成を心がける。

本文は、役職や関係性、季節、社内外、用件、目的などビジネスシーンごとに必要とされるマナーが異なります。また、メールは細かいニュアンスを伝えづらい連絡ツールであることから、物事を円滑に進めるために正しい言葉遣いや気配りも必要です。

ビジネスメールに慣れるまでは、次にご紹介する2冊を手元に置いておくと安心です。

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