ビジネスメールを送信する際の注意点
ビジネスメールは、要件を相手にできるだけ早く確実に伝える必要があります。そこで、ビジネスメールを送信する際の注意点を知っておきましょう。
書式設定を「テキスト形式」にしておく
ビジネスメールは文字のみで構成されるデータ形式である「テキスト形式」にしましょう。
【テキスト形式とリッチテキスト形式】
| テキスト形式 |
|
| リッチテキスト形式
（HTML形式） |
|
参考
企業によっては、リッチテキスト形式のメールの受発信を制限している場合もあります。全員が同じメールを受信できるように、テキスト形式で送りましょう。
誤脱字、文章の抜け漏れを確認する
ビジネスメールでは、顔文字や過度な感嘆詞を使ってはいけません。文末は「です・ます調」にし、ていねいな文章を書くよう心がけましょう。
そして、誤脱字や文章の抜け漏れがないか、送信前にしっかり確認しましょう。しばらく時間を置いてから読み直したり、指さし確認をするなど、自分なりに工夫すると良いでしょう。
メールを送る時間帯は通常業務時間の2時間前後
メールは相手の都合を気にせずに送ることができるとはいえ、相手が読めなかったり、返信ができないと分かっている早朝や深夜に送るのは失礼にあたります。メールは、通常業務時間の前後2時間を目安に送信しましょう。
朝の出社時間前に送るのは問題ありませんが、夕方の退社時間近くの場合は対応可能かどうか、相手に対する配慮が必要です。
メールの返信は1営業日以内に行う
メールの返信は1営業日以内に行いましょう。ただし、相手のメールに「返信不要」とある場合はこの限りではありません。
万が一、返信が遅れてしまった場合は「返信が遅くなり大変申し訳ありません。」とお詫びの言葉を添えましょう。
ビジネスメールは管理が大切
ビジネスメールは、場面や相手によって使い分ける必要があります。そのため、ビジネスメールはあらかじめ管理体制を整えておくことが大切です。
【ビジネスメールの管理方法】
|
添付ファイルにはパスワードを設定して保護する
エントリーシートや履歴書、職務経歴書のように個人情報が含まれた添付ファイルを送信する場合は、パスワードを設定して保護しましょう。パスワードを記したメールは、別途送信します。
| 項目 | パスワードを伝えるメール文の注意点 |
| 件名 | パスワードについて（所属大学名・学部学科名・学年・自分の氏名） |
| 本文文頭 | お世話になっております。
先程エントリーシートを送付させて頂いた 〇〇大学〇〇学部〇〇学科✕年〇〇 〇〇です。 |
ただし、企業によってはクラウド上にファイルを共有するオンラインストレージを使用して添付ファイルを送る場合があり、この場合はパスワードを使用しません。企業ごとに臨機応変に対応しましょう。
ビジネスシーンにおけるイレギュラーの対処法
Q：面接やインターン当日に遅刻する場合の連絡方法は？
緊急の場合は、すぐに相手につながる電話を使うのがマナーです。感情などの細かいニュアンスを伝えることができるため、遅刻の理由と申し訳ないという気持ち、可能であれば到着予定時間を伝えましょう。
Q：送信相手を間違えた場合の連絡方法は？
間違えて違う相手にメールを送ってしまった場合は、メールか電話ですぐに連絡します。謝罪した上で、メールの削除をお願いしましょう。
メールで連絡する場合は、件名に「削除依頼」と書き、誤送信したメールの本文を相手に伝えて見つけやすいようにしましょう。
Q： 資料の容量が大きくて送れない場合の連絡方法は？
資料の容量が大きい場合は、データを圧縮するか、本当に必要な資料かどうか再確認しましょう。容量が大きいからといって分割して送信するのは相手の負担になってしまうのでなるべく避けましょう。
どうしても容量を減らせない場合は連絡の上、相手にとって最適な方法を探しましょう。
まとめ
ビジネスメールの基本から、インターンシップのメールを書くコツや例文などを、ご紹介しました。ビジネスメールは日常のメールとは異なり、作成にはマナーやコツが必要です。
しかし、メールの基本型はどれも同じです。多くの相手とのやり取りの中で書き方を学び、徐々に自分の知識として蓄えていきましょう。
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インターンシップのメールの書き方！場面別の例文集あり｜ゼロワンインターン
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