OB訪問後のお礼メールの構成
次は、お礼メールの基本的な構成を3つのパートに分けてご紹介します。より気持ちが伝わるメールを作成するための参考になさってください。
宛名と自己紹介：必要な情報をシンプルに伝える
宛名を間違えることは、大変失礼に当たります。頂いた名刺や企業のホームページ、配布資料などの間違いのない情報を確認してから作成するようにしましょう。
また、自己紹介は情報を過不足なく伝えるのがポイントです。「名前（フルネーム）」「大学名」「学部名」「学年」「いつお会いしたか」の5点を押さえれば十分です。長すぎる自己紹介は、何を伝えるためのメールか分からなくなってしまうので避けましょう。
本文：具体的に印象に残ったことを伝える
本文は、お礼メールで一番大切な部分です。ここで伝えたい内容は3点です。
- 感謝の気持ち
- OB訪問を通じて得られた「学び」や「気づき」
- OB訪問を今後にどう生かしていきたいか
まずは、OB訪問の感謝の気持ちを述べます。時間を作ってくださったことに対して、きちんとお礼の気持ちを伝えましょう。「時間」の感覚は、ビジネスパーソンにとって大切です。
「してもらって当たり前」という気持ちではなく、「OB訪問のために仕事時間を使って話すことを準備してくださったかもしれない」「仕事のスケジュールを多めに空けてくださっているのかもしれない」というように、相手の気持ちになって想像力を働かせましょう。そうすれば、自然と感謝の気持ちが湧いてくるはずです。
次に、OB訪問を通じてどんな「学び」や「気づき」があったのかを伝えましょう。OBの方に、充実した時間であったことを間接的に伝えることになります。また、OBの方にとって、今後のOB訪問につなげる良いふり返りにもなります。ポイントは、OBの方がおっしゃっていた言葉をそのまま使うことです。そうすることで、具体性が増しますし、真剣に話を聞いていたこともアピールできます。
そして、OB訪問での「学び」や「気づき」を、今後どのように生かしていきたいかを書きましょう。これは、自分自身のコミットのためです。「学びがありました」で終わってしまうと、具体的な行動は起こりません。今後どうするかまで書くことで、OBの方にも積極的な姿勢を示すことができます。
結びと署名：あらためて感謝を伝える
結びでは、あらためて感謝を伝えましょう。重複しますが、感謝は何度伝えられてもいいものです。OB訪問が終わったときに口頭で、会社を離れてからお礼メールで、就職活動が終わったときにあらためてメールで、あるいは再会した際に口頭でというように、最低でも3回はお礼を伝えると相手の印象に残ります。
最後は、署名で締めるようにします。署名は、今後もインターンシップや就職活動で使うことがあるので、作成しておくことをおすすめします。
お礼メールを送るときの3つのポイント
お礼メールの効果を最大限引き出すための、内容以外のポイントを3つご紹介します。少し意識するだけで、印象がまったく違いますので、ぜひ実践なさってください。
お礼メールはその日のうちに送る
お礼メールは、その日のうちに送るのが原則です。翌日になってしまったら、お礼メールの効果は半減すると考えておきましょう。OBの方は、1日に数人の学生からOB訪問を受けていることもあり、すぐに送らないと印象が薄まっている可能性があります。
また、同じようにOB訪問した学生もその日のうちにお礼メールを送っています。そのため、できるだけ早く送ることを心がけましょう。
件名は一目で分かるように書く
ビジネスパーソンは、1日に数十件から百件以上のメールを受信しています。そのため、常にメールに優先順位をつけながら仕事をしています。件名がよく分からないと、一度メールを開いて確認しなければなりません。
この一手間をかけさせないために、件名は一目で内容が分かるようにしましょう。書くべき内容は「用件」「大学名」「名前」の3つです。件名が一目で分かるようにするのは、ビジネスパーソンの基本マナーです。ぜひ、今のうちから意識して身につけるようにしましょう。
気づきをまとめてからメールを作成する
気づきをまとめることは、お礼メールが形式的にならないようにするために欠かせない作業です。OB訪問でどんな「学び」や「気づき」があったのかを書き出して、今後どう生かすかまで考えるようにします。
このプロセスを踏まないと、定型文で送ったようなメールになりがちですし、OB訪問で得られたことも忘れてしまいます。できれば、OB訪問を終えた帰り道に頭の中で考えるだけでなく、書き出す作業をしましょう。
