OB訪問をお願いするときの注意点
続いて、メールでOB訪問をお願いする際に特に注意したい点を解説していきます。勝手が分からないことも多いでしょうが、連絡はできるだけ早く、正確にすることが大切です。
どこの誰かを件名ではっきりと
OB訪問を受け付けている人には依頼のメールが複数届きます。就活生全員が「OB訪問につきまして」という件名でメールを送ってくると、「あれ、この人は誰だっけ？ どのメールだっけ？」と混乱してしまいます。
件名には、どこの誰かがすぐに分かるように、所属と氏名を入れておくことをおすすめします。これはOB訪問以外に、授業のレポートをメールで送信するときなどにも心がけると良いでしょう。
スケジュールには余裕を持って
前述したように、OBは仕事の合間を縫ってOB訪問を受け付けています。現在はトラブル防止のため、業務時間内にオフィスの中でのみ訪問を受け付けるという会社も多いようです。比較的自由に動ける休憩時間や終業後が使えないので、日程調整に時間がかかるかもしれません。
そのため、OB訪問の依頼は早めに出すようにしましょう。「今週お願いします」などはまず難しいと思っておきましょう。自分の都合も踏まえて、先々2週間分程度のスケジュールを提案すると調整しやすいでしょう。
OB訪問の返事が来たときの注意点
「OB訪問の返事はできるだけ当日中に出しましょう」と指南する就活サイトもあります。すぐに返信できるよう頻繁にメールボックスの確認までする必要はありませんが、返事が遅すぎると「メールが届いてないかな？」と先方に余計な心配をかけてしまう可能性もあります。
返事が来たら、一両日中には返信するようにしましょう。とくにスケジュール調整をしている場合は、こちらのために予定を空けてもらっている可能性もあります。先方の仕事に影響しないよう、早めに返事を出しましょう。
OK・NGに関わらず返信する
「普段は受け付けているけれど今は無理」という返事が来ることもあります。がっかりするかもしれませんが、そういったときもきちんとお礼の返信をしましょう。場合によっては数ヶ月後に「今なら大丈夫」という連絡が来る可能性もあります。
アポが取れた場合は緊急連絡先を伝える
OB訪問の日時が約束できたら、念のため緊急連絡先を伝えておきましょう。当日交通機関が止まってしまうなどの緊急事態が起こるかもしれませんし、悪天候などで訪問先の会社が臨時休業になることもあります。すぐに連絡が取れる携帯電話の番号を伝えておくと良いでしょう。
日時はメールに明記しておくこと
アポイントの日時を勘違いするのは、ビジネスマンでもたまにやってしまう失敗です。それを避けるため、訪問が決まったら日時と場所をメールに明記して再確認しましょう。
「ありがとうございます。それでは○月○日○時に貴社受付にお伺いします。当日はどうぞよろしくお願いします。」など、お礼の言葉に添えると自然に書くことができます。
OB訪問が終わったあとの注意点
OB訪問は緊張するものなので、終わったら少しのんびりしたくなるかもしれません。しかし、面倒になったり忘れてしまう前にお礼のメールだけは送っておきましょう。
お礼メールは必ず出そう
「優秀な部下がほしい」「お世話になった母校の後輩だから」「人事に頼まれているから」など、OBがOB訪問を受け付ける動機はさまざまです。しかし共通しているのは、よく知らない初対面の学生のためにわざわざスケジュールを空けてくれたことです。
このことに対して、できるだけ早くお礼のメールを送りましょう。時間が経つと当日の記憶が不鮮明になったり、よりおっくうになってしまうかもしれません。当日や次の日など、時間を決めて送ることをおすすめします。
感想などを追記すると喜ばれるかも
OB訪問では、学生と同様にOBも緊張するそうです。「めんどくさい大人だと思われたかな」「こういう上司は嫌だと思われていないと良いな」など、学生が思いもよらないことを気にしていることもあります。
そのため、「○○様にお目にかかってより業界への興味が湧きました」「働きやすそうな社風で憧れが増しました」など、簡単で良いので感想を送ると喜んでもらえることが多いです。「こんなことを書いたら変に思われないかな」などと気にせず、素直な感想を添えましょう。
まとめ
メールでのやりとりは表情や声色が分からない分、文体が印象に残ります。ていねいに書くことを忘れず、かつ分かりやすいよう意識してメールを書くようにしましょう。今回の記事を実りある就職活動のための参考になさってください。
参考
【例文付き】OB・OG訪問で役に立つメールの書き方 | リクナビ就活準備ガイド
【就活メールの例文／件名】OB訪問・内定時のお礼、面接日程変更／辞退、説明会キャンセルなど｜就活サイト【ONE CAREER】
【テンプレ付き】OB訪問のメールで押さえるべき要点 | MatcherDictionary
これで完璧！OB訪問の依頼メールの書き方【例文あり】 | 賢者の就活
OB・OG訪問の依頼の仕方 〜メールの書き方・電話のかけ方〜｜マイナビ新卒紹介
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