OB訪問に使えるビジネスメールの基本

「OB訪問は各自相手にメールでアポイントを取ってください」。頼りにしていた大学のキャリアセンターからそう言われて緊張している人もいるのではないでしょうか。「ビジネスメールって書いたことがない!」「どうすれば失礼にならないかな?」。そんな人のために、OB訪問で使えるビジネスメールの基本を解説します。

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OB訪問以外でも使えるビジネスメールの基本

就職活動で初めて本格的にEメールを使うようになったという人もいるのではないでしょうか。近年では、だいたいこのように書けば良いというビジネスメールの基本型があります。それに沿ってお願いのメールを書いてみましょう。

例文

まずは、初めて連絡するOB宛てにメールを送るという設定の例文を紹介します。続いて、各ポイントを解説していきます。

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①件名:OB訪問につきまして(◇◇大学●●学部××学科:フルネーム)

②○○株式会社

○○部○○課 

○○様

③初めてメールさせていただきます。

◇◇大学●●学部××学科3年のフルネームと申します。

○○様のことは就職課より紹介いただきました。

④この度はOB訪問をさせていただきたく、お願いのメールを差し上げております。

もしよろしければお時間をいただけませんでしょうか。

お伺いする日時の候補としては○月○日〜○日ごろと考えておりますが、

ご都合に合わせて調整させていただければ幸いです。

大変お忙しいと存じますので、まずは訪問が可能かをお伺いしたいと思っております。

恐れ入りますがお返事いただけますと幸いです。

⑤それでは何卒よろしくお願い申し上げます。

⑥署名

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①件名

仕事用のメールボックスにはたくさんのメールが来るため、件名で重要かどうかを判断するという人も少なくありません。件名のないメールは読まないという人もいます。件名は必ず書くようにしましょう。

②宛先

日本語のビジネスメールでは本文の最初に宛先を書きます。会社員に送る場合は、会社名から部署までの所属も書きましょう。誤字があると印象が悪くなりますので、タイプミスに注意してください。

③名乗り

宛先を書いた後は改行して名乗ります。初めてメールを送る相手には簡単に「初めまして」としても良いですが、OB訪問をお願いする立場なので先の例文のように、もう少していねいに挨拶をすると良いでしょう。

名乗るときは、あらためて大学名や学科名、フルネームを書きましょう。OB訪問を受け付けている人はたくさんの学生と会います。実際に会うときに「ああ、××学科の人か」と思い出してもらえるよう、所属は常に記載しておくことをおすすめします。

また、どういう経路で連絡してきたのかも書いておくと良いでしょう。人によってはOB訪問を受け付けていることを忘れてしまっているかもしれません。驚かせないような配慮が必要です。

④用件

続いて用件に入ります。この場合は「OB訪問をしたい」ですが、まずは相手の都合を確認することを忘れないようにしましょう。

就活生の中には、授業やアルバイトの合間を縫って就職活動をしているため「○日の○時でないと行けない」という人もいるかもしれません。しかし、先方にも同様に都合がありますし、「今は忙しくてとてもじゃないけどOB訪問の対応などできない」ということもありえます。

「OB訪問に行ける」前提ではなく、「OB訪問を受け付けてもらえるか」というニュアンスで質問しましょう。日時を指定しすぎるのも相手の負担になりますが、いつごろかまったく分からないのも相手を困らせるかもしれませんので、「だいたいこのくらいの時期に伺いたいです」と目安を書いておくと親切です。

⑤締めの挨拶

新卒採用の一環としてOB訪問に取り組んでいる人もいますが、日常の業務とはまったく関係なく純粋な厚意で引き受けている人もいます。お礼の気持ちを忘れずに、最後に挨拶をしましょう。「ご多用中恐縮です」「お忙しい中とは存じますが」「引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます」といったフレーズが使えます。

⑥署名

署名はメールソフトに保存できるので、定型文を作っておくと良いでしょう。以下に例を示します。

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◇◇大学●●学部××学科3年

△△専攻(△△研究室)

フルネーム

電話番号

メールアドレス

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メール以外に電話番号も入れておくと、緊急時に相手が連絡を取りやすくなります。もちろん個人情報ですので、相手によっては削除するなど、日常的な配慮を欠かさないようにしてください。