新卒の方は注意!履歴書の添え状の書き方や郵送する際のマナーを紹介

就職活動の際に、履歴書を郵送で送るという方もいることでしょう。特に新卒の方は郵送時のマナーについて理解が必要です。また、履歴書などの応募書類を送付する際は、添え状を同封するのが一般的です。今回は、添え状の書き方や郵送する際のマナーについて紹介します。

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履歴書の添え状について

企業に履歴書を送付する際は、封筒に応募書類だけを入れるのではなく、添え状も一緒に送るのが一般的なマナーです。添え状とは、書類の送付者や宛先、同封されている書類の概要を説明するもので、簡単な挨拶なども加えます。ほかの呼び方には、送付状・挨拶状・送り状などがあります。

添え状を同封することで、送付した目的や書類の概要を伝えることができ、受け取る側は誰がどのような目的で送付してきた書類かを瞬時に理解することができます。大企業では多くの書類をチェックするため、添え状があることによって確認作業の手間を省くことができます。新卒の人は添え状を同封する習慣がなく、つい応募書類だけを送付してしまいがちですが、郵送時のマナーを守ることで企業にプラスのイメージを与えることができるでしょう。

主な項目

添え状には主にどのような項目があるのでしょうか。添え状を作成する際は、「採用者に伝えたいこと」をポイントに考えると良いでしょう。まず欠かせないのが、「日付と宛先」です。日付はA4用紙の右上に記載し、作成日ではなく郵送日を記載しましょう。また、宛先は必ず正式名称で記載し、企業名・部署・担当者名を書きます。ここで注意したいのが名前の敬称で、企業名や部署名は「御中」、採用担当者の個人名は「様」とします。個人名が分からない場合は、「採用担当者様」と書くのが一般的なマナーです。

日付と宛名を書いたら次に、「差出人」「添え状のタイトル」「本文」を記載します。差出人は日付の下に書くのが一般的で、大学名・学科名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどを記載します。添え状のタイトルは、「応募書類の送付について」と書くと分かりやすいでしょう。本文は「拝啓」と必ず時候の挨拶から始め、「敬具」で締めくくります。そして最後に送付した書類の内訳を書けば完成です。

本文に記載する内容

添え状には、日付・宛先・差出人・添え状のタイトル・本文・書類の内訳を書くのが一般的ですが、ここで悩むのが本文に何を書いたら良いのかという点です。添え状はあくまで送付書類の内容を知らせるためのものなので、本文は3行から4行以内に簡潔にまとめれば十分でしょう。以下は、本文に記載する内容の例文です。

拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度、貴社の新卒採用に応募させて頂きたく

下記の通り応募書類を提出致します。

ご査収のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

(引用元:添え状が必要な理由|記入すべき内容やパソコンと手書き別の例文を紹介 | 就活の未来

時候の挨拶の後に「私は、○○大学○○学科の○○○○と申します」と差出人の名前を入れると、よりていねいな印象になるでしょう。また、会社を志望する理由など伝えたいメッセージを盛り込むことで採用担当者に印象付けることもできます。

手書きとパソコンどちらが良い?

添え状を作成する際は、手書きとパソコンのどちらで作成すれば良いか迷うかもしれません。一般的にはどちらで作成しても問題はありませんが、手書きの方が応募者の気持ちが伝わりやすいというメリットがあります。ただし、手書きでアピールしたいという方は、採用担当者が読みやすい字で書くようにしましょう。また、どちらの場合も誤字脱字や敬称の間違いがないか、しっかりと確認するようにしましょう。

企業側から不要と指示されたら送らない

履歴書などの応募書類を郵送する際に、企業側から「添え状は不要」と事前に指示されることもあります。その場合、添え状を添付することは逆にマナー違反になってしまうため、注意が必要です。添え状について企業から指示があるときは、必ず守りましょう。