「いただいた履歴書は返却しません」、時々このような文言を見かけることがありますが、個人情報は返してもらいたいと思う方も少なくないのではないでしょうか。当記事では、「履歴書を返さないのは普通なの？」「どうしたら返してもらえるの？」という疑問について解説をします。
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もくじ
提出した履歴書は返却してもらえるの？
提出した履歴書は必ずしも返却してもらえないわけではありません。ただし、返却するのが難しい事情もあり、対応は企業ごとに異なっているというのが実情のようです。
返ってこないと思っていた方が良い
「不採用になった企業にずっと自分の個人情報が残っているのは、あまりいい気分がしない」と思う方も少なくないのではないでしょうか。しかし、募集要項に「応募書類は責任を持って廃棄します」などと書いてある場合は、企業側で処分されることが殆どです。履歴書の扱いについて特記しているわけではない場合も、基本的には返却されないと思っておいた方が良いでしょう。
最近では返送する企業も増加中
ただし、最近では返送する企業も増えてきています。リクナビNEXTが行った「履歴書を返却する有無」についての調査では、「応募書類を返却している」と回答した企業は全体の4割に上っています。
■以前はこちらで保管期間まで保管して処分していたが、コンプライアンスの問題も考えて本人に伝えて不採用の場合は返却しています【その他 3,000～5,000人未満】
■応募者にとっては大切な書類で、当方がそのように扱っていることを意思表示する意味でも返却している【不動産・建設系 500～1,000人未満】
（引用元：企業に提出した履歴書は返却される？ | リクナビNEXT）
事業者が個人情報を廃棄する場合は、シュレッダーにかけたり、専門業者に頼んで溶解処分してもらうなどの方法をとります。これは応募者の個人情報を漏洩させないための措置ですが、人間が行う以上ミスも起こり得るでしょう。廃棄する段階での漏洩をさせないために処分しないという選択肢をとる企業は、履歴書の返却を積極的に行っているようです。
参考
返却しない企業の事情も知っておこう
履歴書を返してくれる企業と、返してくれない企業があることに不満がある人もいるでしょう。しかし返却が難しいという企業側の事情も知っておくと、理解の幅が広がるかもしれません。
選考の内容を書き込んでいる
面接時の印象などを履歴書に直接書き込む習慣がある企業もあるそうです。実際に選考に関わる情報が記入された状態で書類が返却されたという人の体験談もありました。
某企業に履歴書、職務経歴書を送付しましたが、書類選考の結果、不採用になりました。履歴書、職務経歴書は返却されてきたのですが、私の書類選考に伴う取扱注意の内部資料も一緒に送付されてきました。
そこには私の経歴、スキルを中傷するコメントが手書きで書いてありました。とても傷つく内容でした。このような資料を応募者に送付するものでしょうか？ 教えていただければ幸いです。
あつし（30歳 男性）
（引用元：返却された応募書類に経歴を中傷するコメントが…… | マイナビ転職）
このケースは別添資料でしたが、企業によっては履歴書に面接の評価などを直接書き込むそうです。こうすることで選考に関する書類を一本化できるというメリットがあります。一方、一度選考内容を書き込んでしまった書類は本人に返却することができません。
上記のケースは担当者のミスによるものだと考えられます。このようなミスをしてしまうと応募者本人が傷つきますし、場合によってはインターネット上で悪評が広まってしまうかもしれません。会社の人事などの機密情報が含まれている可能性もあるため、慎重に取り扱って廃棄する必要があります。
現在では紙ベースで情報を保存する会社は減ってきていますが、このような習慣がまだ残っているところもあるでしょう。こういう企業では、履歴書の返却は難しいと考えておきましょう。
返送時にかかるコストが膨大
複数の店舗でアルバイトを大量採用する場合などは、応募書類だけで数十〜数百に上ることがあります。これらをすべて返却するためには、封筒代や切手代がかさみます。それよりは廃棄処分をした方がコストがかからない、という理由で返却が難しいということもあります。
取り違えなどの人的ミスを避けたい
返却をする場合、履歴書が誰のものなのかを確認しながら返送用封筒に入れていきます。この際に、封筒の宛名と中身が異なってしまってはいけません。もし違う人に応募書類を返却してしまったら、個人情報の流出になるからです。
このようなミスを避けるためには、複数人の体制で中身をチェックするなどの対処が必要ですが、それでも完全に防ぎきれるものではありません。取り違えのリスクを考えると、返送を避けたいと考える企業が多いのも理解できるのではないでしょうか。
