履歴書を郵送した後に報告メールをすると、担当者にていねいな印象を与えることができます。メールの件名と本文はシンプルにまとめるのがおすすめです。今回は、報告メールの例文やメール送付の際の注意点もご紹介しています。さらに、履歴書を郵送する場合、メール添付する場合の例文もそれぞれご紹介しています。
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もくじ
履歴書を郵送したあとの報告メールの書き方
履歴書を郵送した後に報告メールを送ると、2つのメリットが出てきます。また、初めて企業にメールを送信する方でもメールを作れるように、メールの例文と注意点を解説しています。メールの例文を参考に、ご自分のケースに合わせてアレンジしてみてください。
報告メールをするメリット
報告メールを送るメリットは、2つあります。
- 人事担当者にていねいな印象を与えるため
- 万が一郵便物がトラブルに巻き込まれたときのため
報告・連絡・相談は、ビジネスの基本中の基本となります。履歴書の郵送メールは全員がしているわけではありません。だからこそ、好印象を与えるチャンスになります。ていねいな気遣いができることは、今後の選考においてもプラスに働くことはあっても、マイナスになることはありません。
また、報告メールを送っておくことで、万が一郵便物がなくなり期限までに届かなかった場合でも、特別な対応をしてもらえる可能性があります。もちろん、書留で郵送すれば補償はありますが、万全を期すためにも、報告メールを送って損はないでしょう。
郵便局から書留で送れば、到着する日時もおおよそ分かるので、報告メールにも記載しておきましょう。そうすることで、受け取る側が気にかけてくれる可能性もあります。
報告メールの例文
報告メールは、件名と本文の構成を考えることが大事です。まず、件名を見ただけでメールの内容が分かるように意識します。なぜなら、メールを受け取る担当者は、一日に数十件から百件以上のメールを受け取っている可能性があるからです。件名だけで内容が分かるのは、相手の手間を省くためのビジネスマナーと考えましょう。
次に、本文の構成は、「名乗り」「用件」「締めくくり」の3つとします。シンプルな構成で、相手に過不足なく用件が伝わるようにしましょう。また、企業名や担当者名、部署名を間違えると大変失礼に当たるので、会社ホームページや説明会資料などと照らし合わせて2回以上確認しましょう。
| 【例文】
件名：履歴書郵送のご連絡（〇〇大学〇〇学部3年生△△） 株式会社〇〇 人事部 人事課 〇〇（フルネーム） 様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部3年生の△△（氏名）と申します。 この度は、選考のご機会を頂き、ありがとうございます。 履歴書を、本日〇月〇日（月）付けで送付致しました。 〇〇様のお手元に届くのは、〇月〇日（火）午前中になる予定です。 お忙しいところ恐縮ではありますが、 ご査収の程、よろしくお願い致します。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー △△（氏名） 〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 3年生 携帯電話番号：090-0000-0000 eメール：cocoiro@×××.×× ーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
報告メールを作成するときの注意点
報告メールを送るときには、「誤字脱字」と「送信する時間」に注意しましょう。誤字脱字を防ぐ方法は、2つあります。
1つは、印刷してパソコンやスマートフォンの画面だけでなく、紙媒体で確認する方法があります。もう1つは、メール作成後に時間を空けてから内容を改めてチェックする方法です。2つの方法を併用すればよりミスは防げるでしょう。
また、メールを送信する時間は、送信相手の企業の営業時間内にするか、始業時間・終業時間の前後2時間程度の範囲内にしましょう。あまりに朝の早い時間や夜の遅い時間は、相手が仕事をしていない可能性が高く、メールを会社支給の携帯で受信している担当者もいるはずです。営業時間外にメールを送るのは、相手をせかすことにつながるので注意しましょう。
