【インターンシップ】メールの基本的な書き方
続けて、「宛先と件名」「宛名と署名」「本文」の3つのパートの基本的な書き方をご紹介します。返信のときのみならず、応募するときや質問するときにも使える書き方です。
宛先と件名
返信の場合は、宛先を間違える可能性がありません。しかし、こちらからメールを送信する場合は誤送信の可能性があるため、会社ホームページなどの信頼できるメールアドレスをコピー＆ペーストすることをおすすめします。
返信をする際、メールの件名に「Re:」というマークがつきます。これは削除せずにそのままにしましょう。なぜなら、件名に「Re:」があると、それだけで相手が返信メールであることを知ることができるからです。
宛名と署名
宛名は、省略せずに全て書くのが原則です。個人名が不明の場合は、「ご担当者様」と書きます。企業名や名前の間違いは、失礼に当たりますので、必ずダブルチェックしてから送信するようにしましょう。
【宛名の書き方例】
株式会社〇〇 人事部 人事課課長 〇〇様
株式会社〇〇 人事部 人事課 ご担当者様
署名とは、メールの文末につける送り主の情報です。必要な情報は、「氏名」「大学・学部名」「連絡先」の3点です。
【署名の書き方例】
〇〇（氏名）
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 3年生
携帯電話番号：090-0000-0000
eメール：cocoiro@×××.××
今後もインターンシップでメールのやりとりがある場合は、テンプレートにして登録しておくと毎回記入する手間が省けるので効率的です。
本文
本文は、「名乗り」と「用件」の2つのパートに分かれます。名乗りは、大学名・学部名・氏名を省略せずに明記しましょう。用件は、3～5行ごとに都度、改行を入れながら、一文が長くなりすぎないように意識しましょう。
語尾は、「ございます」「いたします」「となっております」というように尊敬語・謙譲語を使うようにします。また、「ご多忙中恐れ入りますが」「大変恐縮ではございますが」などと相手に配慮もしていきましょう。
【インターンシップ】メールの例文
最後は、返信する場合、質問する場合、日程調整したい場合のメールの例文をご紹介します。メール作成の際のひな形としてご活用ください。
返信する場合
返信の場合は、件名の後半部分に「大学名・学部名・氏名」を加えましょう。そうすることで、相手の方は件名だけで内容を把握することができます。
【件名】
Re：インターンシップ面接日程の件（〇〇大学〇〇学部ココイロ太郎）
【本文】
株式会社〇〇
人事部
人事課〇〇様
大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年生の（氏名）と申します。
この度は、書類選考の結果のご連絡を頂き、ありがとうございます。
〇月〇日（月）10時に貴社に伺います。
何卒よろしくお願い致します。
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〇〇（氏名）
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 3年生
携帯電話番号：090-0000-0000
eメール：cocoiro@×××.××
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質問する場合
質問をする場合は、インターンシップの書類やホームページを確認してからにしましょう。書いてあることを質問すると、相手の時間を奪い、手間を取らせてしまいます。探してみても分からない内容であれば、相手側にも改善の余地があることですから、気後れすることなく質問することをおすすめします。
【件名】
インターンシップ参加時の服装に関するご質問（〇〇大学〇〇学部ココイロ太郎）
【本文】
株式会社〇〇
人事部
人事課〇〇様
大変お世話になっております。
〇月〇日からのインターンシップに参加させて頂きます、
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年生の（氏名）と申します。
この度のインターンシップの服装ですが、スーツ着用でよろしいでしょうか。
特に指定がなかったため、ご質問させて頂きました。
お忙しい中大変恐縮ですが、ご返答頂ければと存じます。
何卒よろしくお願い致します。
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〇〇（氏名）
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 3年生
携帯電話番号：090-0000-0000
eメール：cocoiro@×××.××
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日程調整したい場合
インターンシップの面接、もしくは参加する日時の都合がつかないことがあります。その場合は、早めに日程調整をしたい旨を連絡しましょう。その際には、こちらの予定を3つほど提示しておくと相手も日程を調整しやすくなります。
【件名】
インターンシップ面接日程の件（〇〇大学〇〇学部ココイロ太郎）
【本文】
株式会社〇〇
人事部
人事課〇〇様
大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年生の（氏名）と申します。
この度は、書類選考の結果のご連絡を頂き、ありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、調整して頂いた日程は、
大学のゼミナールの発表会の日程と重複しており参加が難しいです。
前後の日程ですと、下記の日程で伺うことができます。
〇月〇日（月）10:00～16:00
〇月〇日（水）終日
〇月〇日（木）10:00～16:00
お忙しい中大変恐縮ですが、ご確認頂ければと存じます。
何卒よろしくお願い致します。
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〇〇（氏名）
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 3年生
携帯電話番号：090-0000-0000
eメール：cocoiro@×××.××
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まとめ
インターンシップに参加する過程で、企業側の担当者とメールのやりとりをする機会があります。一番大切なのは、相手の立場になってメールを送ることです。そうすることで、メールを受け取った相手は「この人とのやりとりはスムーズだな」と感じます。インターンシップが本選考につながっていても、いなくても、相手の気持ちを考えて仕事ができることはこの先ずっと活きる力です。今回の記事でご紹介したメールのひな形を活用しながら、相手の気持ちを考えたメールを作成してみてはいかがでしょうか。
参考
企業とのやりとりに役立つ！ インターンシップに関するメールの書き方とマナー【例文あり】｜リクナビ就活準備ガイド
インターンシップのメールの書き方！場面別の例文集あり｜ゼロワンインターン
インターンのメールへの返信は必要？好印象になるマナーを知ろう｜BIZREACH CAMPUS
インターンに必要なメールマナー講座 ~インターンの参加メール、お礼メール、ビジネスメールの書き方を徹底解説~｜Intern Street
インターンのメールの書き方-返信の方法は？｜Matcher Dictionary
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