インターンシップに参加する学生必見!メール返信の基本マナーと例文

インターンシップの面接日程や詳細案内などがメールで送られてくることがあります。そのときに、ビジネスマナーを踏まえた返信ができれば、相手に好印象を与えることができます。今回の記事では、返信するときの基本マナー5つと、「返信」「質問」「日程調整」の3つのパターンの例文をご紹介します。

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【インターンシップ】メールを返信するときの基本マナー

メールは電話やチャットとは反応する速度が異なります。電話やチャットはスピーディーにやりとりができる分、それ以外の要素は排除されています。しかし、メールは件名や宛名があり、比較的ていねいさを求められるツールです。ここでは、メールを返信するときの5つのマナーをご紹介します。

件名は分かりやすくする

件名は、「用件」「大学名」「氏名」の3点を簡潔に書くようします。なぜなら、人事担当者の方は、一日に数十件~百件以上のメールを処理しています。メールの件名を見ただけで、内容が分からないと、いちいちメールの中身を確認しなければなりません。逆に、メールの件名を見ただけで内容が分かるのであれば、メールに対する優先順位がつけやすくスムーズに仕事を進めることができます。

分かりやすい例 〇月〇日のインターンシップの御礼(〇〇大学・ココイロ太郎)
分かりにくい例 インターンシップの件

上記の例を見ても、具体的である方が分かりやすくなります。件名を見ただけで次のアクションが思い浮かぶか、相手の立場になって考えてみましょう。

送信する時間帯に気を配る

メールを送信する時間は、インターンシップ先が営業している時間内がおすすめです。営業時間外になる場合は、前後2時間程度が目安です。

メールは電話と違って相手の時間を強制的に奪うことはありません。しかし、メールを受信した時間帯で相手が受ける印象は変わります。例えば、深夜2時にメールを返信されたら、メールを受け取った相手は、「こんな遅い時間まで起きているのだな」と感じます。また、すぐに返信することは難しいでしょう。では、朝7時にメールが返信されていたらどうでしょうか? 「朝から活発に活動しているな」という印象を与えられるかもしれません。

なるべく早く返信するのが大前提ですが、送信する時間帯は相手も活動しているであろう時間帯にするのがマナーと言えるでしょう。

本文は見やすいように適度な改行を入れる

メールの本文は、内容のまとまりごとに改行するのがマナーです。改行のない文章は、読みづらい上に、考えがまとまっていない印象を受けます。3~5行に一回は改行をするようにしましょう。そうすることで、自分自身も内容を整理することができますし、相手も読みやすくなります。

また、相手がパソコンで見ているのかスマートフォンで見ているのかは分かりません。ですから、スマートフォンでメールを作成しているときは、パソコンでどう見えるのかを確認し、パソコンでメールを作成しているときは、スマートフォンでどう見えるのかを確認してから送信することをおすすめします。

誤字脱字・誤送信防止のためにダブルチェックする

すぐにメールしなければならない場合を除いて、時間を空けてからメールを確認することをおすすめします。どんなに注意していても、誤字脱字、誤送信をする可能性はあります。これを防止するには、メールを一度作成してから、後で確認した方が効果的です。

時間に余裕があるなら、メールを作成して、一度印刷して、紙にして確認するようにしましょう。そうすることで、誤字脱字・誤送信を防止することができます。

早めの返信を心がける

返信が早いことは、相手にとって円滑に仕事することにつながります。メールを送信するということは、必ず「用件」があります。この「用件」が質問のような答えを求めることである場合は、すぐに答えが分かった方が仕事が進みやすくなります。一方で、「用件」が案内のような内容であれば、そこまで急ぐ必要はないでしょう。

最初は、慎重さを重視して、だんだんとメールの返信を早めていくつもりで取り組むと無理はないでしょう。