採用選考書類の1つであるエントリーシートですが、企業によってはメールでの送付が必要なケースがあります。初めてエントリーシートを提出する方にとっては、メールで送るときの書き方やマナーが分からないという方も多いことでしょう。今回はエントリーシートを送る際のポイントや注意点についてご紹介します。
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もくじ
エントリーシートをメールで送付する際のポイント
エントリーシートは面接前の大切な採用選考書類です。郵送や手渡しなどで提出する場合もありますが、近年はメールで面接前に送るケースが増えてきています。メールでエントリーシートを送る際は、「もしメールが原因で選考に落ちしてしまったら？」と不安になる方もいるかもしれません。メールは本文の内容はもちろん、件名やファイル形式など、メールを送る前にチェックすべきポイントがあります。ここでは、エントリーシートをメールで送付する際のポイントについてご紹介します。
件名は分かりやすく
エントリーシートとは、就職を希望している企業に必要事項などを記載して提出する書類のことをいいます。企業はエントリーシートを確認し、会社に合う人材かどうかを判断します。書類選考に欠かせない書類の1つですが、メールで送る際にはしっかりとルールを守って送る必要があります。その1つが、「件名」です。もちろん件名は無題で送るのではなく、最初に目に入る際に分かりやすく記載する必要があります。
採用担当者の中には、何百通ものメールを確認するような忙しい方もいるかもしれません。件名はなるべく短く、具体的に書くようにしましょう。学生の場合は大学名と氏名を記載するのが一般的なマナーとされています。「【エントリーシートの送付】●●大学 氏名△△△△」と書くと分かりやすいでしょう。
ファイル形式はPDFが一般的
エントリーシートを作成する場合は、企業から指定がない場合はPDFファイル形式で作成することが一般的です。PDFファイルはパソコンで作成することができるデータファイルの形式のことで、データをそのまま印刷することができ、さらに簡単には編集することができないという特徴があります。PDFファイルは資料やマニュアルなど、多くの人が目にする場合や第三者に編集されないようにする場合などに用いられることがあります。
エントリーシートをメールで送る際は、メールの文面にも「PDFファイルにてお送りいたします」と記載し、ファイル形式を伝えるようにしましょう。パソコンにPDFのソフトがインストールされていない場合は、作成したエントリーシートをWeb上でPDFに無料変換できるソフトもあるため、比較的簡単に作成することができます。
ファイル名の入力も忘れずに
PDFファイルを作成する際は、ファイル名にも件名と同様に自分の大学名や氏名を記載しておきましょう。ファイル名を記載することによって、企業側がエントリーシートの管理がしやすくなるというメリットがあります。多くのファイルを管理している可能性もありますので、一目で誰のエントリーシートか分かるように、「（○○大学）_氏名_エントリーシート」とするのがいいでしょう。
本文の例文
エントリーシートを送る際は、以下の例文のように簡潔な文章で送るようにしましょう。件名は忘れずに記載し、氏名とエントリーシートを送る旨を記載した文章でまとめましょう。
株式会社 リクナビ商事
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎です。
添付ファイルにてエントリーシートをお送りします。
お忙しい中恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
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りくなび太郎
○○大学・□□学部・○○学科 △年
携帯番号：090-××××-××××
メール：tarou@××××.ac.jp
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送付前にもう一度添付漏れや誤字脱字のチェック
エントリーシートをメールで送る際は、件名やファイル名の入力などの確認はもちろん、たとえ短い文章であっても誤字脱字がないか、送付前に一度確認するようにしましょう。話し言葉になっていたり、ていねいな言葉を使おうと逆に分かりづらい文章になっている可能性もゼロではありません。メールは予測変換機能があるため、漢字ミスが起こる可能性もあります。企業に送信するメールですので、正しい言葉遣いであるかどうか、必ず確認するようにしましょう。
メールを送る時間帯は、営業時間内に送るのがいいでしょう。夜中に送ってしまうと配慮が欠けていると判断される可能性もあるため、どうしても夜遅くに送らなければいけない場合は、「夜分遅くに申し訳ありません」など、一言添えてメールを送るようにしましょう。
