インターンシップのキャンセルを伝える方法と例文
最後は、具体的にどのようにキャンセルを伝えれば悪い印象を与えないで済むかを、例文を交えてご紹介します。
メールは履歴が残るので親切
インターンシップ実施日まで余裕がある場合は、メールで伝えると親切です。なぜなら、履歴が残るので、キャンセルを受ける側としても対応がしやすいからです。
【メール例文】
件名：〇月〇日のインターンシップ 辞退のご連絡 〇〇大学〇〇（氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
先日は、〇月〇日〇時のインターンシップご案内のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
誠に残念ですが、大学の研究発表会の日程と重なってしまい、参加が難しくなってしまいました。
大変身勝手な申し出ですが、今回の貴社のインターンシップを辞退をさせていただきたくご連絡いたしました。
せっかく機会をいただいたところ、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
説明会などの機会を通して、貴社のことを学び続けていきたいと思っておりますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーー
（氏名）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年
携帯電話番号：
メールアドレス：
ーーーーーーーーーーーーーーーー
メールの送信がインターンシップ実施日の直前、目安として1週間以内になった場合は、直前の連絡になってしまったこともお詫びするようにしましょう。
また、メールで送信する場合は、件名で内容と差出人が分かるようにします。メール送信後に電話をするとていねいな印象を受けるので、おすすめです。
お詫びの気持ちを伝えるなら電話
直前のキャンセル連絡になる場合や、お詫びの気持ちを伝えたい場合は、電話でのキャンセル連絡も一つの方法です。電話をするときのポイントは、下記の3点です。
- 時間帯を選ぶ
- 簡潔に伝える
- 相手より先に電話を切らない
まず、採用担当者が忙しくない時間帯を想像してかけるようにします。終業時間外とランチタイムに当たる正午～午後1時ごろは避けるようにしましょう。また、始業時間直後や終業時間直前も避けるべきです。
また、採用担当者は仕事中です。話す内容を先にまとめて、簡潔に伝えられるようにしましょう。伝える要素は「キャンセルすること」「キャンセルの理由」「お詫びの気持ち」の3点です。これを事前に言語化して、まとめておきましょう。
そして、電話は相手より先に切らないようにします。先に切ってしまうと、相手は「用件を伝えたらすぐ電話を切られた」と悪い印象を持ちます。必要な時間は5秒程度で短いので、「失礼いたします」と伝えて、相手が切るのを待ってから切るようにしましょう。
当日キャンセルの場合の対処法
交通機関の乱れや事故に遭ってしまった場合は、身の安全が確保できたら必ず企業にキャンセルの連絡を入れるようにしましょう。ドタキャンは絶対にしてはいけません。当日キャンセルの場合は、メールではなく、電話をするのがベターです。電話をした後に、当日キャンセルをして迷惑をかけてしまったことをお詫びするメールを送信しましょう。避けることができない理由であれば、採用担当者も事情を理解してくれるはずです。
まとめ
インターンシップの参加をキャンセルするときのポイントは、「すぐに連絡すること」と「理由を伝えること」です。採用担当者は、学生の能力だけでなく、人間性を見ています。「その人が信頼できる人かどうか」は、仕事を一緒にする上で非常に重要なことです。だからこそ、誠意ある対応を心がけるようにしましょう。
参考
インターンシップを欠席・キャンセルする時の正しい伝え方｜ゼロワンインターン
【例文あり】インターンシップ辞退の際に押さえるべきマナー｜Matcher Dictionary
インターンをキャンセルする方法｜マナーやメール例文をご紹介｜就活の未来
| 就活を有利に進めたい人へ | 公式 |
|---|---|
キャリアチケット
・「さよなら、やみくも就活。」でおなじみ！ ・効率的に就活を進めたい人におすすめ！ ・学生なら無料で利用できるカフェも運営！ |
|
・あの「キャリアパーク」が運営！ ・膨大な就活ノウハウを惜しみなく教えてくれる！ |
|
・有名企業出展の合同説明会がたくさん！ ・ESから内定までのサポート体制も充実！ |
|
就活ノート
・就活生が作るリアルな就活レポートが見放題！ ・書類通過したESの実例紹介が1,000社以上！ |
