インターンシップをキャンセルしなければならなくなった……そんなとき、どのように対処していいか分からないという方も多いのではないでしょうか？ インターンシップをキャンセルするときは、すぐに連絡してキャンセルの理由を伝えることが大切です。企業に迷惑をかけてしまうのは間違いないので、誠意ある行動を心がけましょう。今回の記事では、メールでキャンセルを伝えるときの例文と電話で伝えるときのポイントを解説しています。
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もくじ
インターンシップをキャンセルするときの注意点
スケジュールが合わなかったり、不測の事態が起こってインターンシップへの参加をキャンセルすることもあります。ただ、「企業に迷惑をかけてしまうかもしれない」「本選考に響いてしまうかもしれない」と考え込んで、キャンセルの連絡を先延ばしにしてしまうことがあります。でも、先延ばしは悪影響です！ ここでは、インターンシップをキャンセルするときに悪い印象を与えないために注意したいポイントを2つご紹介します。
キャンセルが決まったらすぐ連絡する
まずは、キャンセルが決まった時点ですぐに連絡をしましょう。これは、企業がすぐに次のアクションを取れるようにするためです。インターンシップの内容によっては、人員を補充したり、組み合わせを変更したりする必要が出てきます。もちろん、名簿の修正なども行わなければならないでしょう。インターンシップを運営している側の立場にとってみれば、少しでも早くキャンセルの連絡をもらった方が、次のアクションがしやすいです。
キャンセルする理由を正直に伝える
次に、キャンセルする際は、理由を正直に伝えましょう。理由を伝えないと、企業に詮索する余地を与えてしまいます。仮に、友達とのやりとりで、理由もなく約束を破られたら、どう感じるでしょうか。「どうしてキャンセルしたんだろうか」「他に優先したい約束があって、自分は保険だったんだろうか」など考えてしまいませんか。これは、採用担当者も同様です。
例えば、「うちの会社は第一志望ではないんだな」、「スケジュール管理ができない学生だ」、「信用できない」などと思われても仕方ありません。
このような誤解を与えるよりは、正直にキャンセルの理由を伝えましょう。また、企業に迷惑をかけていることは間違いないので、謝罪の気持ちも伝えることが大切です。正直に理由を伝えることで、罪悪感を感じることなく、今後のインターンシップや就職活動にも意欲的に取り組むことができるでしょう。
本選考に影響するかどうかとその理由
インターンシップのキャンセルが本選考に影響するかどうかは、キャンセルの仕方や担当者によって異なります。リクナビが実施したアンケートによると「選考に影響する場合もある」という解答が約半数を占めています。
（参照元：【例文付き】インターンシップのキャンセルは選考に影響する？連絡するときに気をつけるポイント、メール・電話での連絡方法｜リクナビ就活準備ガイド）
ここでは、「影響する」「影響する場合もある」「影響しない」の3つの場合の採用担当者の考え方を解説します。
影響する
影響すると考える採用担当者は、学生をシビアに見ていると考えることができます。
- 第一志望でないと感じる
- 自己管理（スケジュール管理含む）ができていない
例えば、体調不良でキャンセルする場合、担当者は「体調を崩したのは自己管理能力が低いから」と考えます。実際に勤務が始まったときに、体調不良で休まれては困るということです。また、第一志望でない、意欲が弱いという印象を受ける採用担当者も多いようです。
影響する場合もある
影響する場合もあると考える担当者は、キャンセルする際の対応も含めて学生を見ているようで、リクナビによると次のようにコメントしています。
- キャンセルの理由にもよる
- キャンセル時の印象による
キャンセルの理由や対応によって影響がない場合もあれば、悪影響を与えてしまう場合もあります。逆に、キャンセルのときの対応が良ければ、評価が上がるという担当者もいます。
影響しない
影響しないと考える担当者の場合でも、事前に連絡するというのは必須条件です。
- インターンシップと本選考は別物と考えている
- 事前にきちんと連絡できるのであれば問題ない
「影響しない」と考える担当者でも、ドタキャンをした場合や、キャンセル理由次第では「影響する」に変わる可能性があります。社会人として最低限のマナーを守る必要があると言えるでしょう。
