インターンシップに参加した後、お礼状を出すか悩んだことはありませんか？ インターンシップのお礼状には、感謝の気持ちを伝えることはもちろん、採用担当者が今後のインターンシップの参考にするという意味があります。今回の記事では、インターンのお礼状の書き方についてメールと便箋両方のパターンをご紹介します。
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お礼状を出す目的
インターンシップに参加したら、お礼状を出した方がいいと言われています。まずは、お礼状を出すことの目的を自分の視点と、採用担当者の視点で考えていきましょう。
感謝を伝える方法の一つ
インターンシップに参加した後にお礼状を出すのは、感謝の気持ちを伝えるのが目的です。お礼状は、感謝の気持ちを伝える方法の一つと言えるでしょう。インターンシップの最終日に口頭で感謝を伝える方法もあります。
多くのインターン生を受け入れている会社である場合や、1DAYインターンシップなど短期間の場合は、口頭で伝えてもらえば十分という会社もあります。また、学生の負担になってしまうことを考えて、お礼状は受け付けないという会社もあります。
お礼状を書くのであれば、「書かないとマイナスの印象になってしまう」という「義務感」で書くのではなく、「感謝を伝える」という自主的な気持ちで作成するようにしましょう。
採用担当者へのフィードバック
人事担当者の視点で考えると、インターンシップの内容が満足できるものだったか、自社への興味が深まったかは気になるところです。リクルートの調査によると、インターンシップ実施の目的が、社会貢献から採用を見越したものに変化していることが分かります。
（参照元：就職白書2019｜就職みらい研究所,P15）
社会貢献するのが目的、とする割合が年々下がっています。企業としても、人材の採用に人員や時間を割いており、その投資をより最適化したいという意図があります。
ですから、お礼状の内容には「インターンシップで学んだこと」を入れると採用担当者の今後の参考になります。課題点を書くと、批判していると取られてしまう可能性があるので、良かった点や勉強になった点など、ポジティブな内容を書くことをおすすめします。
お礼状を出すなら翌日まで
お礼状を出すタイミングは、早ければ早いほどいいとされます。例えば、デートで異性と会った後、帰り途中に今日デートの感想や感謝の気持ちがメッセージで送られてくるのと、2、3日してからメッセージでくるのとではどちらの方が好印象でしょうか？ ビジネスの場面でも、相手の心をつかむという意味では基本的に同じです。
インターンシップが終わったら、その日のうちにお礼状を書き上げて、遅くても翌日中には投函しましょう。それでも会社に届くのは、2、3日後になります。もし会社が近くにあるようなら、直接足を運んで会社のポストに投函すると、誰よりも早くお礼状を採用担当者に届けることができ、強い印象を残すことができます。
ただ、インターンシップが終わってから、バタバタしてしまってすぐにお礼状を出せないということもあるでしょう。仮に1週間経過してしまったとしても、感謝の気持ちをきちんと伝えたいと考えているのであれば、送った方がいいでしょう。
また、感謝の気持ちを相手に伝えるには、少なくとも3回お礼を伝えたいところです。
- インターンシップの最終日に口頭で伝える
- 翌日までにお礼状で伝える
- 就活や会社説明会のタイミングなど、再び会ったときに口頭で伝える
お礼状は2回目のお礼となり、再び会ったときに「以前はインターンシップで大変お世話になりました。ありがとうございます」と感謝を伝えることができれば、「きちんと覚えていてくれたんだ」と採用担当者の心をつかむことができます。
お礼状の内容に組み込みたい3つのこと
お礼状を出す目的でも少し触れましたが、お礼状には3つの内容を組み込むことをおすすめします。1つは「感謝の気持ち」で、残りの2つは「学んだこと」と「会社に対する感想」です。
インターンシップへの感謝
インターンシップへの感謝を伝えることで、「仕事でお客様に感謝を伝えられる人」という印象を持ってもらうことができます。ビジネスの場では、感謝を伝えることは基本中の基本です。
また、お客様だけではなく、「社内の人間関係でも感謝の気持ちを持つことができる人」と思わせる効果もあります。感謝の気持ちは、一番印象に残りやすい最初と最後に述べるようにしましょう。
身についたことや学んだこと
インターンシップを経験して身についたことや学んだことを書く意味は2つあります。まず、採用担当者にインターンシップの内容のフィードバックとして使ってもらう意味があります。採用担当者は学生にどのようなことを学び取ってほしいか、理解してほしいかを考えてインターンシップのプログラムを決めています。素直に学びになったと思うことを記載すれば、採用担当者は価値を感じることでしょう。
また、インターンシップ中に自分のことをあまりアピールできなかった場合でも、お礼状で「私はこんなことを学びました！」「インターンシップを通してこんなことを考えています！」などとアピールすることができます。採用担当者が意図していることをきちんと学び取れていれば、「相性がいい」と思ってもらえる可能性はあるでしょう。
会社の雰囲気・社員の方の接し方の感想
会社の雰囲気や社員の方の話を踏まえることで、インターンシップ中に企業理解を深めたと伝えることができます。
例えば、「〇〇部の〇〇様から、△△というお話をおうかがいして、参加する前とは考え方が大きく変わりました」などと書けば、意欲的にインターンシップに参加し、考え方が変容していることを伝えることができます。
