手書きのエントリーシートの場合、封筒に入れて郵送で提出することが少なくありません。「書類の郵送ってやったことがないんだけど、どうすればいいの？」とお悩みの方のために、どういう封筒を選ぶのか、なぜその封筒が良いのか、封筒には何を書くのかについて解説します。
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もくじ
エントリーシートを入れる封筒の大前提
普段郵便をあまり使わない人だと、封筒選びそのものに迷うかもしれません。まず、ここは押さえておきたいという大前提を解説します。
折らないで入れられるサイズ
ビジネスシーンでは、大切な書類ほど折らずに郵送します。簡単なお知らせであれば三つ折りなどにしても問題ないのですが、採用は個人・企業双方にとって非常に大きなイベントです。そのため、基本的には「応募書類に関するものは折らない」と考えておきましょう。
現在では、書類をA4にプリントアウトするのが一般的です。エントリーシートのサイズも、ほとんどの場合はA4です。そのため、A4用紙数枚を折らずに入れられる封筒を選びましょう。
A4用紙を折らずに入れられる封筒で代表的なものは、「角形2号」封筒です。略して「角2」と呼ぶこともあります。角形2号以外に、「角形A4」というやや小ぶりな封筒もあります。しかし、後述する理由により使いにくいこともあるので、基本的には角形2号を使うことをおすすめします。
クリアファイルに挟んで入れられるもの
郵便物は大量に集められて送られるため、その過程で折れたり曲がったりしてしまうことがあります。また、悪天候のときは濡れてしまうこともあります。
そういった不慮の事態に備えて、大切な書類はクリアファイルに挟んで送る習慣があります。A4のクリアファイルはA4用紙より一回り大きいので、書類も10枚程度なら問題なく挟むことができます。
先ほどご紹介した封筒のうち、角形A4封筒はやや小さいため、クリアファイルを入れるのには不向きです。クリアファイルを使う場合は、角形2号封筒に入れるようにしましょう。
あまり安価に見えない素材
文具店などに封筒を買いにいくと、最もよく見かけるのが茶色っぽいクラフト紙でできた封筒です。ビジネスシーンでもよく使われますが、これはどちらかというと「普段使い」の封筒です。
前述したように、採用は一大イベントなので、もう少し改まった印象のある封筒を使うことが好まれます。白い厚手の封筒にしておけば問題ないでしょう。また、一部のメーカーは、履歴書用封筒とクリアファイルがセットになった商品も販売しています。
郵送時の宛名書き
封筒を買ったら、次は宛名書きをします。パソコンでレイアウトを作って印刷する人もいるようですが、多くの場合は手書きです。どのように書けば良いのでしょうか。
御中？様？宛？表側の書き方
郵便物自体は縦書きでも横書きでも届きますが、きちんとしたビジネスレターの宛名は縦書きで送る方が無難です。まず、表側には送り先の情報を書きます。
このとき注意したいのが、全体のバランスです。封筒の表側の中央部分に、メインの宛名が来るように書きましょう。会社の部署宛であれば部署名、担当者宛であれば担当者名がメインの宛名になります。
右端には、宛先住所を書きます。住所の字は、メインの宛名よりも小さく書きましょう。また、改行にも注意してください。住所が途中で途切れる形で改行すると、見た目が悪くなってしまいます。心配な人は、鉛筆で薄く下書きすると良いでしょう。
宛名には、必ず敬称を付けます。敬称には、以下のようなルールがあります。
- 会社や部署宛の場合は「御中」
- 個人宛の場合は「様」
「人事部宛に送ってください」という指示があれば、「人事部御中」と書きましょう。「担当者宛に送ってください」と言われたときは、「ご担当者様」になります。担当者は人名ではありませんが、個人であることが想定されるからです。
住所を右端に書き、中央に宛名を書くと左端が余ります。余った左端の下部に、「応募書類在中」と赤いペンで書いておきましょう。これを朱書きと言います。朱書きは、市販されているスタンプでも問題ないと見なす企業が多いようです。朱書きは目立つので、書類を後回しにされない、紛失されないといった防御策としても有効だと言われています。
小さい企業であったり、宛先住所が代表ではなく部署に直接届くようになっている企業であれば、迅速に担当者の手元に届けられる可能性が高くなります。このような場合は朱書きしなくても良さそうですが、企業の中がどうなっているかは応募者からは見えにくいものです。そのため、保険として朱書きはしておいた方が良いでしょう。
参考
エントリーシートを郵送するときに役立つ！ 封筒の選び方のポイント、宛名の書き方のマナー | リクナビ就活準備ガイド
差出人はどこに書く？裏側の書き方
はがきの場合は差出人も表側に書きますが、封筒は裏側に書くのが通例です。字のサイズは、表側よりも小さくして書きましょう。
書く位置については2通りの考え方があるようです。1つ目は、封筒の真ん中にある合わせ目を挟むようにして中央に書く方法です。2つ目は、左端に寄せて書く方法です。これは、書きやすい方を選ぶと良いでしょう。
エントリーシートを送付する場合、差出人の住所と併せて提出日を記入するのが慣例になっています。提出日は、裏側の左端上部に書くことが多いようです。
すべて書き終わり、エントリーシートを入れて封をしたら、封筒のフタ部分に「〆」印を書いておきましょう。これは「確実に封をしました」というメッセージです。仮に担当者に届くまでの間に誰かが開けてしまった場合にも、その事実を伝えることができます。
