履歴書のコピーは絶対NG!手書きの履歴書が推奨されるのはナゼ?

就職活動や転職活動の際には、履歴書を作成します。複数の企業に履歴書を提出する場合は、コピーをして使い回すことは可能なのでしょうか?  また、なかには履歴書をパソコンで作成する方もいますが、その場合のメリットとはなんなのでしょうか。今回は、履歴書作成時のポイントやコピーについてご紹介します。

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履歴書のコピーが絶対NGな理由

履歴書は、大事な応募書類の一つです。履歴書の作成方法としては、手書きやパソコンなどがありますが、基本的には応募先の企業ごとに作成するため、コピーをして使い回すのは避けた方がいいでしょう。コピーをして使い回すと、以下のような問題が発生する可能性があります。

履歴書の内容に齟齬が生まれる

履歴書には志望動機欄が設けられていますが、応募先の企業の事業内容によっては、「ほかの会社用に作成したものなのでは?」と誤解を与えてしまう可能性があります。志望動機は応募先の企業によってそれぞれ異なるため、コピーをして使い回すのではなく、それぞれの会社に合わせた履歴書を作成する必要があります。また、作成してから日数が経っている場合は履歴書の日付も古くなっているため、印象が悪くなってしまいます。

手抜きをしたと見なされる

コピーをして使い回していると、採用担当者から履歴書作成の手間を省いていると思われる可能性があります。せっかく魅力的な志望動機や職歴であっても、履歴書を使い回しているというだけでマイナスイメージを持たれてしまうでしょう。

誠意が伝わらない

履歴書には応募者の個人情報が多く記載されており、採用担当者はこれまでの学歴や職歴、特技や資格、志望動機などの基本的な情報を確認した上で採用の判断をします。入社する強い意思があるか、会社にとって必要な人材であるかどうかを、履歴書の内容をもとに吟味します。

その履歴書がコピーだと、本当に入社する意思があるのか疑問を抱かれてしまいます。コピーして使い回されている履歴書では誠意が伝わりにくいため、採用の合否にも影響を与える可能性があるでしょう。

履歴書のコピーを保管しておくメリット

企業へ提出する履歴書は、手元に保管するためにコピーをとっておくことが望ましいでしょう。履歴書のコピーを保管するメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

面接時の矛盾が避けられる

企業との面接では、履歴書に書かれている内容をもとに話が進行します。そのため、履歴書のコピーをとっておくことで、面接当日に「志望動機は何を書いたか忘れてしまった」という事態を防ぐことができます。面接時に履歴書の内容との矛盾が起こらないよう、手元にコピーをとっておいて、面接前に確認できるようにしておくといいでしょう。

学歴・職歴などを次の履歴書に生かすことができる

履歴書の学歴・職歴欄は、他社へ応募する際にも同じ内容を記載することが多いです。作成した履歴書をコピーしておけば内容をそのまま書き写すことができるため、履歴書作成の手間を減らすことができます。特に学歴や職歴の年度などは、作成ごとに確認する必要がなくなるため、スムーズに履歴書を作成することができます。

応募先の企業を管理するツールになる

履歴書を複数作成する場合、その都度コピーをとることで、企業を管理するツールとして役立てることができます。また、大学のキャリアセンターや就職課では履歴書の添削やチェックを依頼することができるため、コピーしたものを持っていって今後の就職活動にも役立てることができるでしょう。

履歴書の書き方は基本を徹底しよう

履歴書を作成する際には、基本的なマナーをしっかりと守る必要があります。ここでは、履歴書作成時の基本的な書き方やルールをご紹介します。

西暦・和暦は統一する

日本には、西暦と和暦があります。履歴書の学歴・職歴欄などでは、西暦と和暦を混在せず、どちらかに統一して書くようにしましょう。履歴書ごとに統一してあれば良いので、西暦と和暦はどちらを使っても大丈夫です。

正式名称を記載する

学校や資格の名称は、必ず正式名称で記載します。「○○高校」とは書かず、「○○市立○○高等学校」など、正式名称を書くようにしましょう。資格や検定なども、「英検」や「漢検」と書いてしまうと略語となるため注意が必要です。英検は「実用英語技能検定」、漢検は「日本漢字能力検定」が正式名称となります。

文体は「です・ます」調で記載する

志望動機や特記事項などに文章を書く際の文体は、「です・ます」調で統一するようにしましょう。採用担当者は履歴書の内容はもちろん、文章の書き方が適切であるかどうかも確認しています。「である」調よりも、「です・ます」調の方がていねいな印象を与えるため、履歴書の文体は「です・ます」調で書くことが基本です。

免許・資格は必要と思われるものを記載する

取得している免許や資格が多い場合は、すべてを記載するのではなく、企業の事業内容に合わせて必要な資格だけを記載するようにしましょう。すべての免許や資格を記載することで、逆に統一感が感じられなくなるデメリットがあるため、注意が必要です。

希望記載欄に待遇の希望はNG

履歴書には、特記事項など、応募者が企業に対して伝えたいことを書く欄がありますが、「残業はすることができません」「勤務地は○○を希望します」などの希望は、特別な理由がない限り記載するのは避けた方がいいでしょう。持病などのやむを得ない事情を除いて、待遇の希望を書くのは控えましょう。