履歴書のテンプレートを探していたら、「送付状」の書式を見つけて疑問に思ったことのある方はいるでしょうか。ビジネスレターでは当たり前のように添付される送付状ですが、専門や業種によってはあまりなじみがないという人もいるかもしれません。本記事では、送付状とはなんなのか？ どのような役割があるのか？ 書くときのマナーとは？ といった疑問点について解説します。
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もくじ
履歴書に同封する送付状の役割とは？
「必要書類は履歴書・職務経歴書としか書かれていなかったのに、どうして送付状が必要なの？」と不思議に思っている方もいるかもしれません。送付状はいわば、書類の表紙としての役割を果たすものです。
誰が誰に対して送付したのかはっきりさせる
送り主と宛名を、封筒だけでなく便箋にも記載するというのが手紙の正式な書き方です。送付状も同様に、送り主と宛名を記載します。このことによって、「誰が誰に対して、どういう目的で、何を送ったのか」を明確にする狙いがあります。
挨拶をする
家族や親戚と宅配便のやりとりをするときに、挨拶を書いたメモを添えた経験はあるでしょうか。また、メールなどで大学のレポートや画像などをやりとりするときも、「送ります」「よろしくお願いします」という挨拶を書くでしょう。
同様に、書類を送付するときも挨拶をした方が自然です。履歴書や職務経歴書には、必要事項しか記入しません。そのため、「よろしくお願いします」といった挨拶文を送付状に記載すると体裁が良くなります。
履歴書の欄には書けなかったことを伝える
すでに一度採用担当者と会ったり、メールなどでやりとりしていてお礼を伝えたい、職務経歴書に書くほどではないが伝えたい意気込みや自己アピールがあるなどといった場合に、送付状の空いたスペースに書き込むという方法があります。
ただし、送付状はあくまで「書類をお送りします」ということを伝えるためのものです。伝言や挨拶が多くのスペースを取ってしまうと読みにくくなりますので、バランスを考えて記載するようにしましょう。
送付状ってどうやって書くの？
続いて、送付状の書き方について解説します。「手書き？ パソコン？ そもそも書式はあるの？」などの疑問にお答えしましょう。
パソコンで作るのが一般的
普段あまり気にせずに破棄しているかもしれませんが、企業からのダイレクトメールにも送付状が入っています。生命保険会社などから来るお知らせを見返してみましょう。必要書類が重なっている一番上に、送付状が付いていることがよくあります。
このように、ビジネスレターでは送付状をパソコンで作成するのが一般的です。ソフトは使いやすいものならなんでも大丈夫ですが、Microsoft Wordなどのソフトを使う例が多いようです。
手書きで送付状を送るのも、決して間違いというわけではありません。印刷されたものが形式的な印象を与えるのと反対に、手書きのものは温かさや親密さを演出することがあります。担当者への個別のお手紙が書きたい場合などは、手書きの方が気持ちが伝わりやすくなることもあるでしょう。
パソコンで作成した送付状の下部にメモ欄を設けておき、印刷した後に、そこに手書きで一筆書き加えるという方法もあります。状況や相手との関係性に合った方法を選ぶと良いでしょう。
テンプレートもダウンロード可能
就職・転職エージェント各社が、Microsoft Wordで使用可能なテンプレートを公開しています。積極的に利用してみてください。
送付状は書式にあまりこだわらず、読みやすく作成しましょう。タイトルなどはテンプレートをそのまま使用し、必要事項だけ書き換えるのがおすすめです。
参考
履歴書郵送時の送付状（添え状）の書き方【テンプレートあり】｜マイナビ転職
