【メール例文付き】新卒の面接日程調整メールの書き方。正しい敬語を使おう

新卒の就職活動において、企業の採用担当者と面接の日程調整をメールで行うことがあるでしょう。メールでのマナーを知っておかないと「礼儀を知らない学生」と思われてしまい、あなたの評価が下がってしまうかもしれません。この記事では、基本的なメールのマナーや面接の日程調整メールの書き方をご紹介していきます。

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基本的なメールのマナー

メールだからといって適当に返信することはNGです。メールのマナーを守り、円滑にメールのやり取りができる人は採用担当者に好印象を与えることができるでしょう。メールの基本的なマナーを4つご紹介します。

  • メールは24時間以内に返信する
  • 件名は分かりやすく
  • 返信は「Re:」のままでOK!前のメールの内容は消さない
  • 署名を入れる

順番に解説していきます。

メールは24時間以内に返信する

採用担当者からのメールはできるだけ早く返信しましょう。できれば24時間以内が望ましいです。なぜなら、「ビジネスメール実態調査2016」によると、ビジネスメールは24時間以内に返信がほしいという人は全体の86.24%という結果でした。

(参照元:ビジネスメールの返信、「24時間以内にほしい」が86.24% – 遅れる理由は?|マイナビニュース

また、実際に24時間以内にメールの返信をしている人は93.92%でした。

(参照元:ビジネスメールの返信、「24時間以内にほしい」が86.24% – 遅れる理由は?|マイナビニュース

「ビジネスメール実態調査2016」の結果から、社会人のメールのやり取りでは基本的に24時間以内に返信していることが分かります。就職活動中の学生も同様に、メールは必ず24時間以内に返信するよう心がけましょう。

件名は分かりやすく

件名はメールで最初に目が留まるところなので、分かりやすく書くことをおすすめします。件名には、どんな要件なのかを明確に記載する必要があります。例えば【面接日程変更依頼(氏名)】のように要件を先に書くと良いでしょう。

件名に名前と大学名のみを書いても、どんな要件のメールなのかが分かりません。また、【いつもお世話になっています。】のような挨拶だけの件名もNGです。メールを受け取った相手は件名を見てから本文を見ます。件名に要点が書かれていなければ、メールの本文を読んでどういった内容なのかを把握しなければなりません。それは、メール受信者の負担になってしまいます。

相手のことを考え、件名にはメール内容を分かりやすく記載しましょう。

返信は「Re:」のままでOK!前のメールの内容は消さない

件名にある「Re:」は、メールを何回やり取りしたのかが分かるようになっているため消す必要はありません。しかし、何度もやり取りをして件名が「Re:」でいっぱいになるほどなら、いくつか消したほうが良いでしょう。

また、メールの返信ボタンを押すと、前回までのメールの内容が後方に表示されます。採用担当者が過去のメールのやり取りを見返すかもしれないので、今までのメールのやり取りは消してはいけません。

署名を入れる

採用担当者にメールをする場合は、本文の最後に署名を入れましょう。メールを読み終えた担当者が、著名に書かれているメールアドレスや電話番号を見て連絡を入れるかもしれないからです。

著名には【大学・学部・学科】【氏名】【電話番号】【メールアドレス】【住所】を入力しましょう。

以下、例文を紹介します。

〇〇大学 △△学部 □□学科

佐藤 健司

【電話番号】***ー****ー****

【メールアドレス】ーーーー@***.co.jp

【住所】〒〇〇〇ー〇〇〇〇

東京都~~~~~

ジャンル別!面接の日程調整メールの返信の仕方

面接の日程を調整する場合の返信の仕方をご紹介します。そのときのシチュエーションに合ったメールの返信の仕方を例文付きで解説します。

指定された面接日に参加できる場合

〇〇株式会社

人事部 〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇科の【苗字 名前】と申します。

面接の日時についてご連絡させていただきました。

〇〇様にご提示いただいた 〇月〇日〇時に伺います。

当日はよろしくお願いいたします。

ーーーーーー

(著名)

ーーーーーー

採用担当者が指定してきた日程は、返信時に再掲しておいた方が良いでしょう。日程を記載することで、互いに誤りがないことを確認できます。

指定された面接日に参加できない場合

〇〇株式会社

人事部 〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇科の【苗字 名前】と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

たいへん恐縮なのですが、ご提示いただいた日程ではお伺いすることができません。

誠に勝手ではございますが、よろしければ下記の日程の中で面接日を再調整いただけないでしょうか。

① 〇月〇日 〇時~

② 〇月〇日 〇時~

③ 〇月〇日 〇時~

ご迷惑をお掛けしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーー

(著名)

ーーーーーー

企業から面接日を指定されても、都合が合わない場合があります。このような場合は、素直に面接に行けないことを伝えるとともに代わりの日程を提示しましょう。また、面接に参加できない理由を長々と伝える必要はありません。どうしても、面接に行きたいという熱意だけを相手に伝えましょう。

自分から面接日の候補を伝える場合

書類選考や1次面接通過の連絡があった場合は、お礼だけではなく、今後の日程も伝えておくと良いでしょう。〇〇株式会社

人事部 〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇科の【苗字 名前】と申します。

選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。

面接の日程ですが、下記の日程でお伺いすることが可能です。

① 〇月〇日 〇時~

② 〇月〇日 〇時~

③ 〇月〇日 〇時~

お手数をお掛けしますが、上記日程の中で調整していただければ幸いです。

貴社のご都合がありましたらご連絡いただけると幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーー

(著名)

ーーーーーー

企業側は面接以外にも業務があり、忙しく過ごしています。相手がスケジュールを調整しやすいように、面接の候補日は複数決めておいたほうが良いでしょう。

また、企業はあなたが提示した日程以外の方が都合が良いかもしれません。ですので、メールの最後に「貴社のご都合がありましたらご連絡いただけると幸いです。」という文章を入れた方が、相手は対応しやすいでしょう。