レポートのまとめ方と分かりやすいレポートを書く7つのルール！ - cocoiro career (ココイロ・キャリア)

分かりやすいレポートを書く7つのルール

レポートは、読む人にとって分かりやすくなければいけません。ここでは、レポートを書くときの7つのルールをご紹介します。仕事をするようになれば報告書や企画書を書く際にも使えるルールですので、ぜひ活用してください。

誤字・脱字がないようにする

書籍やWEBサイトに誤字・脱字があったら、あなたはどう思うでしょうか？　おそらく、書籍やWEBサイトに書いてある内容まで疑ってしまうのではないでしょうか。レポートも同じで、誤字・脱字があるとそのレポートのクオリティーまで下げてしまいます。つまり、誤字があると、「字を間違えても気がつかない注意力のない人」と読み手に思わせてしまいます。

また、脱字があると、「レポートを読み返していない」と読み手に思われます。ワードやGoogleドキュメントを使えば、コピーや貼り付け、切り取りなどの操作が簡単にできます。しかし簡単に操作ができる分、読み返さないと、段落が丸々抜けてしまっていたり、文章が重複していたりする可能性もあります。

さらには、誤字・脱字が原因で、内容を取り違えられてしまうことがあります。誤字・脱字を防ぐには、レポートが完成した後に、通しでレポートを読み返す手間をかける必要があります。自分で読み返しても不安なようであれば、友人や家族の力を借りて誤字・脱字のチェックをしてもらいましょう。

「だ・である」に語尾を統一する

語尾を「だ・である」で統一するのは、レポートの基本ルールです。手紙を書くときのように「です・ます」では書かないようにしましょう。

また、「～と思う」は意見ではなく感想になってしまうので、「～と考える」「～と考えられる」と書くように心がけましょう。

論理的に書く

論理的に書くとは、誰しもが納得できる筋道で文章を書くということです。レポートは、感想文や随筆、詩とは異なり、主張を伝えるための文章形態です。主張を読み手に納得してもらえるように、主張する理由や理由を支える科学的な根拠を示す必要があります。

つまり、理由や根拠がない文章は論理的な文章とは言えません。「なんとなく思う」「そう感じる」というだけでは、他人を納得させることはできません。特に根拠には、具体的なデータや学術的に信頼性の高い人物の発言などを示す必要があります。また、複数の根拠を示すことで、主張や理由をより強固に支えることができます。

1センテンス1ミーニングを意識する

読み手に分かりやすい文にするには、1つの文が長すぎず、意味が明確である必要があります。1つの文には、1つの意味を持たせるのが基本です。あれもこれも付け加えてしまうと、主語と述語の関係が分かりにくくなり、文を読んでいる方は疲れてしまいます。下記の2つの文を比較してみましょう。

私はこのリンゴが好きだし、リンゴの形をしたものが好きなので、たくさんのリンゴグッズを持っています。
私は、このリンゴが好きです。それだけでなく、リンゴの形が好きです。なので、リンゴの形をしたグッズをたくさん持っています。

1つ目の文は、1つの文で「リンゴが好き」「リンゴの形が好き」「リンゴのグッズを持っている」ことを述べています。一方で2つ目の文は、3つの要素を文章ごとに区切っています。そうすることで、1つの文で何を伝えたいのかが明確になります。

これは、報告書や企画書、プレゼンテーション資料を作成するときにも使える考え方です。1つのグラフ、1枚のスライドで伝えたいことを明確にすることで相手に主張が伝わります。

事実と意見を区別する

「事実」と「意見」は別物です。これを混同してしまうと、レポートの信頼性を落とす結果になります。下記が、事実と意見の違いです。

事実：本当にあったこと、調査・実験で確認できる
意見：自分の考え、調査・実験で確認できないものがある

「東京マラソンの参加費は16,200円である」というのは、「事実」です。それを「安い」（あるいは「適当」「高い」）と感じるかどうかは、その人の「意見」です。

東京マラソンの参加費が安いと書くのであれば、ロンドンやベルリン、北京などほかの都市のマラソンの参加費用、料金に含まれるもの、参加人数、大会規模などと比較して、根拠を示す必要があります。書籍やWEBにも事実と意見が混同した文章がありますので、日ごろから事実と意見の違いを意識して考える癖をつけることをおすすめします。

参考

東京マラソン2020大会要項｜TOKYO MARATHON 2020