秘書になるためのルート
新卒採用はほとんどない
秘書を募集しているのは一般企業。企業によっては、「秘書室」や「秘書課」を社内に設置して、社長や幹部に秘書をつけているようです。短大や大学を卒業して就職し、適正や能力を認められて抜擢されます。
ただ、新卒採用で秘書として採用するケースはほとんどありません。その理由は、社会人未経験でビジネスマナーや業務の全体像、個々の作業処理に慣れていないからです。まずは、事務や営業として就職して、数年間現場での経験を積んでから秘書になるようです。
一度就職してから目指すのがベスト
前述のとおり、新卒でいきなり秘書を目指すのは難しいかもしれません。秘書を設けている企業に就職して、希望を伝えながら数年間下積みをするのがベストです。また、中途採用で秘書を募集する場合もまれにあるようです。
一般企業以外では、弁護士や会計士などの専門職の秘書、病院の秘書、議員秘書、大学教授秘書などもあります。基本的な秘書業務に加えて、その業界の専門性を求められる職種です。
秘書に求められる素質
ホスピタリティ
秘書は、上司を含め、取引先や社内などさまざまな人と接して仕事をします。その中で、「どうすれば相手の役に立てるのか」を考えて、仕事をしていく必要があります。自分のことばかり考えて業務を行う秘書と、相手の役に立とうとする秘書では、どちらがプラスの印象を持たれるでしょうか。当然、後者です。常に相手に対するホスピタリティを持つことが秘書には求められます。
情報処理能力が高い
秘書の業務は多岐に渡り、業務量も多いものです。そのため、優先順位の高い業務からスピーディ、正確に進めていく必要があるでしょう。高いパソコンスキルを持ち、適切なアウトプットを求められます。
自己管理
上司の仕事を補佐するのが秘書の業務です。しかし、その補佐役自身が体調やスケジュールを管理できていなければ本末転倒。上司の管理以上に自己管理を求められるでしょう。大事な場面で秘書がいなければ、結局上司が自分で業務を進めることになり、補佐役としての役割を果たすことができません。優秀な秘書は、自己管理をして滞りなく業務を進めていけるものです。
