子供の憧れの職業に「秘書」が挙げられます。企業の役員や政治家などの秘書を務められれば、たいていの会社で活躍できるでしょう。今回の記事では、実際の秘書の業務内容やなるためのルート、求められる素養についてご紹介します。普段持っている秘書とは異なる印象を持つことになるかもしれません。
もくじ
秘書の仕事内容とは
秘書の業務は、主に上司のサポートをすること。仕事の内容は多岐に渡ります。作業量は多く、個々の作業を正確かつスピーディに進めていきます。具体的な仕事内容は次のとおりです。
- スケジュール管理
これは自分ではなく、上司のスケジュール管理です。多忙な上司がどういった時間の使い方をするのか、会議や商談、会合などのスケジュールを管理します。予定に変更が生じれば、先方と調整しながらスケジュールを組みなおすことも。上司の代わりに外部との窓口の役割を担います。また、出張先での宿泊先、移動手段の予約も業務の一環です。事業や会社のリーダーである上司がどういったスケジュールを組むかは、事業や会社にとっても影響の大きなことです。 - 電話・メール対応
上司への電話やメールを代わりに対応します。上司に確認を取りながら、必要な内容を取り次ぎます。大切なのは、上司の特性を把握しておくこと。例えば、基本的に重要度の低いメールであれば内容を報告しませんが、全てを把握しておきたいタイプの上司であれば、逐一報告する必要があるでしょう。上司の生活、仕事へのスタイルなど、上司に合わせたコミュニケーションが求められます。 - 来客対応
スケジュールで入ったアポイントメントの受付や来客時の対応です。秘書はいわば、上司の「顔」。上司の第一印象は、秘書で決まると言っても過言ではありません。正しいアピアランスやマナーで迎えましょう。アポイント時に、会議の進行や議事録などのサポートを求められることもあります。外資系企業であれば、訪日の海外ビジネスマンの接待や観光地への案内も行うようです。 - 文書作成
会議や商談、会合に必要な文書を作成します。上司の名前で社内文書、お中元・お歳暮のお礼状を出すなど幅広く対応します。 - そのほか
上司が仕事をスムーズに進められるように、身の回りの掃除、整理整頓もします。目に見える物だけでなく、情報をファイリング、整理整頓していくことも求められるでしょう。また、社内外で慶事や弔辞の電報、お香典、ご祝儀、お中元、お歳暮などを送る際に手配を行うのは秘書の業務です。
秘書に必要な「秘書検定」とは
秘書になるために大切な資格が「秘書検定」です。秘書検定とは、実技技能検定協が実施する文部科学省後援の資格です。表情、態度、振る舞い、言葉遣い、話し方などの面で「感じのよい」人柄育成を目指しています。秘書検定は、社会で働く上で必須の基本的常識を筆記試験問題では出題しています。そして、単に書面上だけでなく、面接試験で実践していきます。
検定では3級から2級、準1級、1級と段階が分かれています。3級は、職場常識を問われます。上司の仕事をスムーズに進めるため、秘書の気遣いや印象の良い対応などについて基礎的な部分を問います。就職にも有利になることから、高校生が基礎的な社会マナーを身につけるために多く受験しています。
2級では、上司の身の回りの世話、手助けを、優先順位を考えながら行います。感じの良さだけでなく効率性も問われます。
準1級では、上司からの相談や後輩へのアドバイス、物事の判断や対応の求められる中堅秘書のレベルを求められます。この級から二次試験として面接試験を課せられます。
1級は、上司の仕事を理解して、秘書として何をすべきか判断したり、上司の仕事の流れを読み、先を読んでサポートしたりと、上級の秘書能力を求められます。
「秘書検定」の資格を取得しておくと、就職活動で有利に働く一面もあるかもしれません。そのほかに「CBS（国際秘書）検定」といった資格もあります。ただ、資格の有無にかかわらず、その人自身の持つ「人間性」や「業務スキル」などが検定では確かめられているかもしれません。
