OB訪問の電話をかける際のポイントや会話例を紹介 ( 2 )

電話をかける際の会話例

OB訪問の電話では、さまざまなシチュエーションが想定されます。会社に電話したからといって、必ずしもOB本人が最初に電話に出るわけではなく、不在だったり、誰かに取り次いでもらうこともあるでしょう。

また、日程調整をしたり、個別の電話番号に連絡して留守番電話にメッセージを入れるなど、考えられるシチュエーションをあらかじめ想定して電話をかけることで、落ち着いて話すことができます。ここでは、電話をかける際の会話例をシチュエーションごとにご紹介します。

担当者に取り次いでもらう場合

大きな会社に電話をする場合は、電話に出た相手に取り次いでもらうケースも少なくありません。相手が電話に出たら、まずは自分の名前と誰に取り次いでもらいたいか伝えましょう。

その際は、「お忙しいところ恐れ入ります。○○大学○年の○○○○と申しますが、○○課の○○○○さんはいらっしゃいますでしょうか?」と言うと分かりやすいでしょう。用件を聞かれた場合は、OB訪問について相談したい旨を伝えると、スムーズに取り次いでもらえるかもしれません。

取り次いでもらいたいOBの名前は必ずフルネームで伝えます。所属している部署名が分かる場合は、あわせて伝えるようにしましょう。会社の規模が大きい場合は名字だけでは相手が特定できない場合があるため、部署名と名前をしっかりと伝えましょう。

不在だった場合

もしOBが不在だった場合は、再度電話する旨を伝えて電話を切りましょう。その際は、いつかけ直せば話をすることができるのか確認するといいでしょう。また、折り返し電話をもらえる場合もあるため、確実に電話に出られる時間を伝えるようにしましょう。確実に電話に出られる時間が分からない場合は、再度こちらから電話する旨を伝えましょう。不在だった場合の会話例は、以下となります。

会社:「申し訳ございません。ただいま○○は外出中でございます。」
学生:「左様でございますか。お戻りのお時間は何時ごろになりますでしょうか?」
会社:「○○前後になるかと思います。」
学生:「かしこまりました。ではその時間(日時)にあらためてご連絡いたします。ご対応いただき、ありがとうございました。」

直接OBと話をし、日程調整する場合

直接OBと電話で話すことになった場合は、日程調整を行います。しかし、OBと話す際に注意したいのが、必ずしもOB訪問が快諾されるわけではない点です。なぜOB訪問をしたいのか、誠意をもって話すようにしましょう。

その際は、名前とOB訪問が可能かどうかを伝えることはもちろんですが、以下のようにOBに電話をした理由についても触れるようにしましょう。

学生:「○○大学の山田花子と申します。キャリアセンターの名簿で鈴木太郎さんを知り、お電話させて頂きました。現在、就職活動を控えており、企業研究にて御社に大変興味を持ちました。そしてぜひお話を聞かせていただきたいと考えました。お忙しいところ大変恐縮ですが、OB訪問のを(原文ママ)お時間いただくことはできますでしょうか?」S

(引用元:OB訪問のアポを電話でとるときの要点|Matcher Dictionary

OB訪問を快諾してもらえた場合は、日程調整を行います。こちらから複数日程を提示するか、もしくはOBの都合のいい日時を聞き、予定を合わせるようにしましょう。

時間と場所が決定したら、「○月○日、○時からで、場所は△△ですね」と認識に間違いがないか確認し、電話する時間をいただいたことに対してお礼を述べて電話を切りましょう。その際は、「かしこまりました。では、○日の○時に○○に伺います。本日はお時間をいただきありがとうございました」と言うのがいいでしょう。

個別に連絡して留守電だった場合

キャリアセンターなどで個別の連絡先を聞いた場合は、OBの携帯電話などに電話をすることもあるかと思います。もしそ不在だった場合は、そのまま切るのではなく、留守番電話にメッセージを残すようにしましょう。

その際は、「○○大学○年の○○○○と申します。○○大学のキャリアセンターから紹介を受け、OB訪問のお時間を頂けたらと思い、ご連絡いたしました。再度お電話いたします。どうぞよろしくお願いいたします」のように、簡潔にていねいなメッセージを残しましょう。

OB訪問の電話連絡はマナーを守ることが大切

就職活動でOB訪問を行う場合、まずは電話でアポイントメントを取るという方も多いことでしょう。その際は、今回の記事を参考に、分かりやすくていねいに用件を伝えるようにし、電話をする際は静かな場所でメモが取れるよう準備して行いましょう。

参考

キャリアコンサルタントがOB・OG訪問で気をつけることを伝授。方法やマナー、時期などを解説|JOBRASS新卒

これで大丈夫!OB訪問のアポを電話でとる方法|ビズリーチ・キャンパス

OB・OG訪問の依頼の仕方 〜メールの書き方・電話のかけ方〜|マイナビ新卒紹介

OB訪問のアポを電話でとるときの要点|Matcher Dictionary

OB・OG訪問の電話のかけ方で知っておくべき3つの知識|JOBRASS新卒

【ケース別】OB訪問のアポを取る時のマナーと方法|メール例文紹介|tap-biz

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