手紙の例文
「お礼状はメールではなく手紙にするように」という指導も行われるようです。これまでに目上の人に向けて手紙を出したことがないという人も少なくないでしょう。ビジネスメールと同様、手紙にも書き方の順序があります。
頭語と時候の挨拶
「拝啓」「前略」などという単語は映画のタイトルなどで見たことがあるでしょう。これを「頭語」と言います。手紙の冒頭に来る言葉です。
「拝啓」を使う場合、続いて「時候の挨拶」を続けるのが日本式の書き方です。「時候の挨拶」とは文字通り季節によって変わる挨拶の言葉です。これにはさまざまな種類があり、そのときにふさわしいものを自分で選ぶことになります。一例を見てみましょう。
- 春（4月）の場合
花冷えの日が続いておりますが、
貴社の皆様におかれましてはお元気でお過ごしのことと存じます。
（引用元：時候の挨拶 4月（卯月：うづき） | 手紙の書き方 ）
- 梅雨どき（6月）の場合
梅雨明けが待ち遠しいこの頃ですが、○○様におかれましては変わらずご清祥にお過ごしのことと存じ上げます。
（引用元：時候の挨拶 6月（水無月：みなづき） | 手紙の書き方）
- 年末（12月）の場合
師走を迎え、ますますご多忙の時期に恐れ入ります。
本年中にご挨拶を させていただきたく一筆申し上げます。
（引用元：時候の挨拶 12月（師走：しわす） | 手紙の書き方）
時候の挨拶でよく使われる定型文として、「○○の候、皆様におかれましてはいよいよご健勝のこととお喜び申し上げます」というものを見たことはないでしょうか。上記で紹介した時候の挨拶は、この定型文から少し外れたものを選んでみました。
時候の挨拶は「今はこういう季節ですね」で始まり「お変わりないでしょうか、きっとお元気ですよね」と続きます。これを正しいていねいな日本語で書けば良いので、書き慣れている人はオリジナルの時候の挨拶を作ることもあります。
初めて手紙を書く場合は、上記サイトなどからちょうど良い例文を見つけてくると良いでしょう。時候の挨拶を送るときは、実際の天気や世の中の動向に見合ったものにしましょう。例えば空梅雨の年に「梅雨明けが待ち遠しいこの頃ですが」と書くと不自然になってしまいます。
なお、「前略」とは「時候の挨拶を省きます」という意味で、略式の手紙で使う頭語です。目上の人に送る場合はあまり適切でないので、お礼状に使うのはやめておいた方が良いでしょう。
名乗りとお礼の言葉
時候の挨拶を書き終わったら、ビジネスメールと同様に名乗ってお礼の言葉を書きます。続く感想とのバランスを考えて長さを決めると良いでしょう。
個人の感想
インターンシップのお礼状の場合は、この感想の部分が最も長くなるのではないでしょうか。担当者もインターンを受け入れて「あれはうまくいったかな」「もう少しこうすれば良かったかな」と考えてしまうものです。そのため、学生からポジティブな感想が届けば安心しますし、「来年もまた頑張ろう」と思うでしょう。ぜひ素直な感想を書いて送ってみてください。
結びの挨拶
最後に結びの挨拶を書きます。お礼状の場合「まずお礼申し上げたく、書中にて失礼いたします」などと、出向いての挨拶ではなく手紙であることの了解を求めた上で、「末筆ではございますが皆様（もしくは○○様）の今後のご活躍をお祈りいたします」「皆様にもよろしくお伝えくださいませ」といった文章で締めると良いでしょう。挨拶の言葉の後には手紙を書いた日付を入れてください。
署名
手紙の本文が終わったら、改行して署名をします。インターンシップの場合、同姓同名の人がいる可能性も捨てきれません。大学・学部・学科・学年を明記して署名すると良いでしょう。
宛名
手書きの手紙の場合、最後に宛名を書くのが日本式のマナーです。署名と同様、受取宛名人の所属から書きましょう。「○○株式会社○○部○○課 役職 ○○様」のように、名刺に書かれている正式な所属名を書くように心がけてください。
ここまで解説してきましたが、「自分で書くのはやはり不安」という人もいるでしょう。そのような人向けに便箋などの文房具を販売している「MIDORI」が手紙の執筆を手伝ってくれる「手紙アシスタント」を公開しています。それぞれの文章を選んで組み立てていくと手紙が完成するサービスです。このようなもので骨子を作ってから、内容を少し書き換えるという方法もおすすめです。
参考
手紙の文章が簡単に作成できるツール 手紙アシスタント | 手紙の書き方
まとめ
学生の間は、お礼状を出す機会があまりないものです。緊張するかもしれませんが、きちんと基本の形式を踏んだ後は自分らしく素直にお礼の言葉を述べましょう。考えすぎて出すのが遅くなってしまわないよう、気をつけてください。
参考
インターンシップに参加後のお礼状とお礼メールの書き方と例文 | PASONA
インターンシップに参加したら書いた方がいい？ お礼状のマナーと書き方｜リクナビ就活準備ガイド
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