履歴書の提出を、従来どおり紙ベースで手渡しする名残もありますが、最近ではメールに履歴書を添付することが主流です。提出方法をメール送信に置き換えることにより、応募者と採用担当者側の手間を省くことも実現しています。こちらの記事では、履歴書をメールで送るときのマナーや注意点を中心にご紹介します。
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もくじ
履歴書をメールで送るときに知っておきたいマナー5つ
履歴書をメールで送ることは簡単な操作ではありますが、やはり採用選考を左右することもあり、相手に好感を持ってもらえるマナーを知っておきましょう。
メールの件名は簡潔にする
メールアドレスを持っていると、毎日あらゆるタイプのメールが届きます。中にはセールやメルマガといった不特定多数に送信するようなメールが届くこともあり、どのメールが大事なものなのか判別しにくいのが現状です。
このときに履歴書を添付したメールの件名を「履歴書を送付しました」「履歴書のご確認依頼」などにしておくと、本文を確認しないと誰が送信したメールか分かりにくく、迷惑メールと思われることもあります。「履歴書を送付させて頂きました。よろしくお願いします」といった長々とした件名も誰からのメールか分かりにくいのでNGです。
やはり相手にチェックしてもらえるよう、履歴書を添付したメールの場合、件名を「履歴書のご送付について／〇〇〇（氏名）」とし、簡潔な件名にしておきましょう。件名に自分の名前を入れておくことで、相手もメール確認がしやすくなるのは言うまでもありません。
文面を書く上でのマナーを知る
履歴書を添付するメール文面にもマナーがあります。以下の流れで文面を作っていきましょう。
- 宛先（※（株）や（社）といった略語は使わない、株式会社や社団法人などの正式な名称で記載）
- 氏名（※直接応募する場合は簡単な志望動機を盛り込んでOK）
- 用件（※相手の読みやすさを考えて用件の間を1行空けてメールを書くのがおすすめ）
- 結びの言葉
- 署名
本文の例文については以下のとおりです、参考にしてみてはいかがでしょうか。
冒頭
はじめまして。○○（氏名／フルネーム）と申します。
○○で貴社の求人情報を拝見し、貴社の○○職に応募させていただきます。
（引用元：履歴書をメールで送る時の注意点・メール例文 ｜【エン転職】）
履歴書添付
メールにて履歴書等の応募書類を送付させていただきますので、
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
（引用元：履歴書をメールで送る時の注意点・メール例文 ｜【エン転職】）
結び
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき
一度、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（引用元：履歴書をメールで送る時の注意点・メール例文 ｜【エン転職】）
応募書類はWordで作成、PDFに変換する
履歴書は、罫線が既に設定されているWordに必要事項を入力する形が定番となっています。ただし、Wordで作成した履歴書を保存して、それを添付して相手へ送るのは好ましくないとされています。
なぜなら、基本的にWordは誰でもデータを修正できる設定になっているということと、自分が使っているOSと相手のOSが違うと、作成したWordの履歴書のレイアウトがそのまま反映されない場合があるからです。
それを回避するには、Wordで履歴書を作成した後に、「PDF」に変換します。履歴書の内容は修正不可能となり、しかもレイアウトも崩れないので、安心して送信できます。
このことから、相手のOSが自分のOSと同じでも違っていても内容のレイアウトが崩れない、「PDF」で履歴書をメール送信しましょう。
ファイル名は相手が認識しやすいものを付ける
メールの件名と同じように、履歴書類などの応募書類のファイル名は、誰の書類かすぐ認識できるよう、「日付＋書類名＋氏名」としましょう。日付に関しては、後々修正となり再提出する場合もあるので、前のファイルと区別がつくように日付を入れるのが必須です。
添付ファイルにパスワードをかける
メールに添付する履歴書は、第三者への情報漏洩から守る意味でもパスワードの設定をしておきましょう。
パスワードを連絡するタイミングは、履歴書と一緒にでも良いですし、追加でパスワードの案内をするときでもどちらでも構いません。
メールを送信する際には、以下の例文を入れることをおすすめします。
パスワードの連絡が一緒になっているメールの場合
履歴書のファイルに設定されておりますパスワードは以下の通りです。
（引用元：履歴書をメールで送るときのマナー PDF変換の方法・パスワードの設定法 ｜転職ならdoda（デューダ））
パスワードの連絡が後のメールになっている場合
なお、履歴書のファイルには念のためパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、
併せてご確認をいただけますでしょうか。
（引用元：履歴書をメールで送る時の注意点・メール例文 ｜【エン転職】）
