履歴書を封筒に入れるときのポイント
履歴書を封筒に入れるときは、クリアファイルにまとめることと封をすることがポイントです。これは、万が一雨に濡れたり、封が解けてしまったときに分かるようにするためです。ここでは、その2つのポイントを解説していきます。
クリアファイルにまとめること
クリアファイルは、無色透明のものが良いでしょう。安価に手に入れることができるので、使用したものや文字・イラストが入っているものは避けるようにします。書類を入れる順番は、下記のとおりです。
- 送付状
- 履歴書
- 職務経歴書（ある場合）
- その他必要書類（ある場合）
クリアファイルに入れることで折り目が付いたり、濡れたりするのを防ぐことができます。また、採用担当者の視点で考えると、折り目の付いていない履歴書の方が清潔な印象を受けますし、書類一式がまとまっているため扱いやすいです。
封をすること
履歴書は、個人情報が記載された重要な書類です。ビジネスで重要な書類を送付する際には、「封字」をするのが一般的です。これは、担当者の手に渡ったときに、誰も封を開けていないという証明になります。何かのトラブルで封が解かれ、中身が入れ替わるということが起こっても、封字があれば間違って送ったわけではないことを証明できます。
封字は、封筒をのり付けした後に「〆」のマークを書きます。「×」ではありませんので注意しましょう。
確実に届けるための切手を貼る
ここまでご紹介してきたとおり、履歴書を入れる封筒は定形外郵便となります。料金不足の切手で投函してしまうと、相手に迷惑をかける結果になります。事前にきちんと金額を確認して、切手を貼るようにしましょう。
切手の料金
履歴書を入れる封筒は、定形外郵便になります。郵便局のホームページを確認すると、定形外郵便は、50g以内で120円、100g以内で140円、150g以内で210円となります。
（参照元：手紙（定形郵便物・定形外郵便物）の基本料金｜郵便局）
A4サイズの紙1枚の重さが、約4gです。A4サイズで広げるとA3になる一般的な履歴書の重さは、8gということになります。それにA4サイズの送付状を1枚付けて合計12g、角形2号の白の封筒は15～18gほどになります。A4のクリアファイルの一般的なものが約26g（厚手のものが約43g）なので、これらを合計するとおおよそ53～56gで、50gを少し超えます。
つまり、封筒を含めて100g以内に収まる計算になるため、140円分の切手を貼れば問題なく送付できるでしょう。なお、クリアファイル、履歴書、送付状以外の同封書類がある場合でも、A4用紙が数枚増える程度であれば、140円分の切手で収まる範囲内と考えられます。しかし、切手を購入する際には、必ずはかりで重さを確認しましょう。
切手は、140円の普通切手を1枚を貼るのが望ましいです。記念切手やキャラクターの切手は、ビジネスの場には適さないので避けた方が無難です。
参考
料金不足で考えられること
郵便局のホームページよると、料金不足の郵便物は下記3つの対応がとられます。
1）受取人に届く前に差出人に返送される
2）受取人に届いて不足額を支払う
3）受取人が不在だったり、支払いを拒否したりすると差出人に返送される
（引用元：手紙にまつわるQ&A｜郵便局）
まず、差出人に返送される場合ですが、これが原因で応募期限に間に合わなくなることが考えられます。また、受取人に届いて不足額を支払わせるのは、確実にマイナスの印象を与えてしまうでしょう。支払いを拒否された場合は、マイナスの印象を与えた上に時間もロスしてしまいます。これらのリスクを想定すると、郵便局の事業所に持ち込むのが一番確実な方法といえるでしょう。
履歴書をメール添付で送る場合のポイント
メール添付で履歴書を送る場合のポイントは、3つあります。
1つ目は、件名・本文ともに簡潔にすることです。採用担当者は、1日に数十件のメールを受け取っています。そのことを考えると、長々とした文章は相手のことをまったく考えていないと捉えられてしまいかねません。
件名はシンプルに、「履歴書ご送付の件 氏名」とするのが良いでしょう。また、メールの本文は「宛名」「自己紹介」「自己PR（志望動機）」「パスワードを別途送信する旨」「署名」という構成にします。
【例文】
| 株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様 はじめまして。 〇〇と申します。 このたび貴社の求人広告を拝見し、 ぜひとも応募させて頂きたく、 履歴書をお送り致します。 私は現在、〇〇大学で経営学を学んでおり、 マーケティングの実践を学ぶために 株式会社〇〇で、半年間のインターンを経験しました。 貴社のサービスである〇〇のシステムを インターン先で実際に使わせて頂き、 高い効率性を実感し、貴社で働きたいと強く思うようになりました。 履歴書を添付しております。 ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 応募書類には念のため、パスワードを設定しております。 後ほど、パスワードを送らせて頂きますので、 ご確認頂きたく存じます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、 面接の機会を頂けますようお願い申し上げます。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 氏名 〒×××-×××× 東京都‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 電話番号 090-××××-×××× メールアドレス △@△△△ ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
2つ目は、添付した履歴書のファイル名を分かりやすいものにすることです。例えば「日付 履歴書（氏名）」とすると、採用担当者がすぐに理解できます。
3つ目は、パスワードを設定することです。なぜなら、送信先を間違えたときにも、パスワードを設定していれば、個人情報が流失せずに済むからです。パスワードの設定方法は、PDFをzip形式でパスワード設定して圧縮するのが簡単なのでおすすめです。
履歴書を手渡しする場合のポイント
履歴書を手渡しする場合のポイントも、郵送と同じようにクリアファイルと封筒に入れておくことです。履歴書をクリアファイルと封筒に二重で入れておくことで、持っていく途中に汚れたり、折れたりするのを防ぐことができます。また、渡す際にも選考書類を大切に扱っているていねいな印象を与えることができます。
まとめ
履歴書を郵送する際は、受け取る人の気持ちになって、ていねいにすることが大切です。紙が折れないようクリアファイルに入れたり、切手の値段をきちんと確認し、最善の状態で届くよう配慮しましょう。
自分が採用担当者だったら、日々忙しく仕事をする中で、どんなふうに履歴書が届いたら好印象を持つかを考えてください。自分で考えて実践したことは相手に伝わりやすいですし、今後の人生にも生きてきます。就職活動を機に、社会人としてのマナーを身につけられると良いでしょう。
参考
履歴書在中と書く？ 履歴書の折り方、封筒サイズ、切手の料金など、郵送時の基本｜マイナビ転職
履歴書を郵送するときの切手代はいくら？ 正しい貼り方は？｜doda
履歴書郵送時の送付状（添え状）の書き方【テンプレートあり】｜マイナビ転職
履歴書の郵送、切手はいくら分？｜履歴書を郵送する際のマナーと注意点｜エン転職
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