レポート提出は、課題提出として中学生の時期から行われているものですが、大学生になると提出する頻度が高くなります。「ただレポートを書いて提出すれば良い」というわけではなく、提出する相手のことも考えて作成し、メールで送信することも必要です。この記事では、メールでレポートを提出するときのマナーや注意点についてご紹介します。
もくじ
レポート提出におけるメールのマナー10項目
今の時代、レポート提出を紙ベースで行う形式よりも、執筆したWordファイルをメールに添付するというパターンが増えています。メールでレポートを提出する際に注意したいのが、何といっても受け取る相手への配慮です。では、実際にどのようなマナーをわきまえておけば良いのでしょうか。次の10項目が、レポート提出時のマナーです。
①大学から割り振られたメールアドレスで送信する
プライベートや大学などいくつかの用途に分けて、複数のメールアドレスを持っているという人も少なくはありません。メールアドレスで多いのが、GmailやYahoo!などのフリーメール。これらのメールアドレスは、IDとパスワードを入れたらスマートフォンやパソコンですぐにチェックできるのがメリットです。
しかしながら、相手のメールサービスの設定によっては「迷惑メール」と見なされ、相手側がメールに気付かない場合もあります。学校で振り分けられたアドレスを持っているなら、そちらを使って連絡を取りましょう。
②本文の冒頭で宛名を入力
メールを受け取る相手が決まっていて確実に届くという確信があっても、毎回メール本文の冒頭に相手の名前を書きましょう。大学生が教授にメールを送る場合、一般的に「広瀬先生」と入力するのが基本です。
③挨拶文を盛り込む
よくメールの冒頭で、「初めまして。」「お世話になっています。」などを目にするという人もいることでしょう。レポートを送るときのメールにも宛名を入力し1行の改行を入れた後に、「お世話になっております。」という挨拶文を入れましょう。
また、期間が空いてしまったときは、「お世話になっております。」の後に「ご無沙汰しております。」などを入れると相手に好印象を持たれます。
④本文に入る前に名乗る
前述の挨拶文を書いた後、本文に入る前に一言、自分の名前を名乗りましょう。レポートを受け取る側は、学生からのメールだけでなくほかの人からも多数のメールを受け取っています。メールが埋もれてしまうと、名前を名乗らないメールはチェックに時間もかかります。
挨拶文を入れた後に「経済学部経済学科の2年在籍の星野すずです。」という感じで、忘れずに入力しましょう。名前の入力は、佐藤・鈴木・高橋というようなよくある苗字でも、珍しい苗字でも、フルネームで入力すると相手に送信元がすぐ分かります。
⑤適度な改行を入れて読みやすく仕上げる
メールの文面は、極力簡潔にしておくのがベターです。しかしながら、文面が長くなる場合は、読みにくさを感じる場合もあるので注意です。この場合、受け取る側のことを考えて、文節や内容の切り替えで適度な改行を入れ、読みやすい文章に仕上げましょう。ただし、文章の改行が多すぎるのもかえって読みにくいので、注意が必要です。
⑥ていねいな日本語を心掛ける
メールを受け取る人との関係性が親密な場合、メールの文面における礼儀を考えるのが二の次になるかもしれません。とはいえ、大学の教授などは自分たちよりも目上の人。メールの文面はていねいな日本語を使うことを心掛けましょう。
特に文の末尾には注意が必要です。「～を確認してください。」といった上から目線の表現ではなく、「～をご確認いただけないでしょうか。」という内容に置き換えると相手への敬意を示すことができます。
⑦教授から届いたメールには早めに返信する
レポートを提出した後、教授からフィードバックなどの用件で返信メールが届いた場合、なるべく早い段階で返信しましょう。
⑧タイトルの「Re:」は消さない、変えない
返信メールが届くと、最初のタイトルの前に「Re:（メールのタイトル）」が表記されます。「Re:」を消したり、変えたりすると、メールの本来の内容や進捗状況をたどるのに時間がかかることもあります。相手側によっては、メールタイトルを変えられてしまうことに抵抗がある場合も。
やりとりが長くなったり、用件ががらりと変わったりした場合には例外もありますが、基本的にメールタイトルの「Re:」は変更しないようにしましょう。
⑨提出期限を守る
レポート提出には期限が設けられています。教授が期限日までに確認できるよう余裕を持ってレポート作成に臨みましょう。
提出期限には、時間表記なしの「10月15日（金）まで」、または時間表記ありの「10月15日（金）15:00まで」という表記が存在します。
特に前者の時間表記のない提出期限には注意が必要です。その日の夜20時以降の提出となると教授もメールをチェックしない可能性があり、締切日翌日の提出扱いとなってマイナスポイントが付くかもしれません。提出期限時間が書かれていても書かれていなくても、レポート提出が夜の時間帯にならないよう期限を守りましょう。
⑩添付ファイルの容量が大きいときはファイルを圧縮する
レポートに写真や図を入れると、添付したファイルが重くなることもよくある話です。100MBを超えるような大容量データになった場合は、サーバーの容量制限ではじかれる場合もあります。
そんな場合は、レポートのファイルを圧縮してから添付します。ほかにも「データ便」などのファイル送信サービスを活用し、受信側の負担を軽くしましょう。
参考
無料無制限の大容量ファイル送信サービス – トップページ｜データ便
